スタッフブログ

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“ペーパーレスオフィス”のメリット

 

こんにちは、久保です。

 

企画書や報告書、見積書に請求書…。

あなたはオフィスで、最先端のデジタル機器を扱いながらも、

紙の書類に囲まれて仕事をしていませんか?

 

「似たような書類で溢れていて、必要なものを

取り出すのにいつも時間がかかってしまう…」

という方もいらっしゃると思います。

 

オフィスでのこうした課題を解決する取り組みとして

注目されているのが、「ペーパーレス化」です。

 

「ペーパーレス化」とは、

今まで紙に印刷していた資料をデータで保存・共有することです。

 

現在、法人税法や商法、証券取引法などで、

“紙による原本保存が必要”と定められている文書や帳票は、

「e-文書法」の施行により、データによる保存が

容認されています。

 

さらに2017年には、電子帳簿保存法も規制緩和され、

領収書やレシートのスマートフォンでの撮影・保存が可能となり、

スキャンデータで保存する際に義務付けられていた

“原則7年の原本保存”のルールも撤廃されました。

 

オフィスでのペーパーレス化を進めるなら、

まさに“今”といえるでしょう。

 

今回のブログでは、

オフィスでのペーパーレス化を進めるにあたってのメリット

についてご紹介します。

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文書管理マニュアル作成のポイント

 

こんにちは、森田です。

 

突然ですが、御社に“文書管理マニュアル”は

ありますか?

 

あったとしても、

「ちゃんと読んだことがない」

「内容が複雑で理解できない」

という方も多いのではないでしょうか。

 

文書管理マニュアルは、いわば社内のルールブック。

役職や雇用形態に関係なく、文書管理のあり方について

社員間で認識を共有するために欠かせないものです。

 

とはいえ、

「わかりやすいマニュアルってどうやって作ればいいの?」

と、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。

 

今回は、文書管理における“ライフサイクル”を通じて、

文書管理マニュアル作成のポイントをご紹介します。

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働き方改革で注目したい文書管理

 

こんにちは、久保です。

 

「一億総活躍社会」を実現するための

取り組みのひとつとして、政府は

ワーク・ライフ・バランスの充実化と生産性の向上を目的とした

「働き方改革」を提唱しています。

 

これにより企業は、

働き手が減少していく中での

人手不足の解消と、労働時間の改善を

求められるようになりました。

そのうえで、収益の管理をしていかなければなりません。

 

労働力不足の対策として挙げられるのは、

(1)働き手を増やす

(2)出生率を上げる

(3)労働生産性を上げる

です。

 

この中で企業として取り組みやすいのは、(3)でしょう。

時間あたりの生産性を上げることができれば、

労働力不足のカバーにもつながります。

 

ただ、理解はしていても、

実際に何から始めたらよいか、悩ましいものです。

 

今回のブログでは、働き方改革を進めるうえで、

生産性の大幅な向上が期待できる

「文書管理」についてご紹介します。

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文書スキャン(OCR)の概要とメリット

 

こんにちは、森田です。

 

企業におけるさまざまな「情報」は、

“必要なときに”“必要とする人が”

簡単にアクセスできることが重要です。

 

今や業務を効率的に行うために

デジタル化は欠かせないものとなっていますが、

会社の重要な情報や古い資料は依然として

紙メディアで保存していることが少なくありません。

 

デジタルデータによる管理が必要だと分かっていても、

デジタル化に伴う処理が煩雑なために

立ち止まっているという企業様も多いでしょう。

 

しかし、先送りすればそれだけ作業量は増え、

担当者の選任や作業の割り当てなど、

デジタル化の計画をより綿密に練らなければなりません。

 

では、どうすれば良いのでしょうか?

 

実はこれらの作業は、

「OCR」を利用して効率よく行うことができます。

 

今回は、OCRの概要とメリットについてご説明します。

 

 

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アンケートは紙とWeb、どちらが良い?

 

こんにちは、久保です。

 

アンケートを実施するときに

紙とWebのどちらで実施するべきか、

迷ったことはありませんか?

 

例えば、アプリの利用者やECサイトの購入者などを

対象としたアンケートであれば、

Webが適しているのは明らかです。

 

では、セミナーや展示会などでは、

紙とWebのどちらを用いた方が、効果的に

アンケートを実施することができるのでしょうか?

 

今回のブログでは、

紙とWebそれぞれの特徴をまとめ、

アンケートを実施するシーンごとに適した媒体をご紹介します。

 

 

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アンケート配布・回収・集計時のポイント

 

こんにちは、森田です。

早いもので2017年最後の更新となりました。

 

これまで当ブログでは、DM発送やスキャニングなど

さまざまなことをご紹介してきましたが、

なかでも今年は、「アンケート調査」について

注力させていただきました。

 

読者の方はもうお分かりかもしれませんが、

アンケートを実施するときに重要なポイントは

配布・回収・集計です。

 

そこで今回は、

「アンケートの配布・回収・集計時のポイントや注意点」

をご紹介したいと思います。

 

 

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アンケート結果を効果的に活用する方法

 

こんにちは、久保です。

 

一般的にいう「アンケート」とは

調査票を使った調査全般のことを指しますが、

手法やまとめ方にはたくさんの種類があります。

方法次第で、集計するデータの質は

大きく左右されるでしょう。

 

今回は、質のよいデータを収集し、かつ

アンケート結果を効率的に活用するために

参考にしてほしいポイントをご紹介します。

 

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アンケートで用いられる「リッカート尺度」とは?

 

こんにちは、森田です。

 

「顧客からの評価を知るためのアンケート」に掲載する質問の、

回答形式を考えるとき、

 

「はい」「いいえ」で答えてもらうようにするのか?

複数の選択肢を用意したほうがよいのか?

 

など、悩むことも少なくないものです。

 

効果的なアンケートにするためには、

回答方式も適切なものにしなければなりません。

 

そこで今回は、マーケティング調査で幅広く使われ、

とりわけ人の態度や行動を調べたいときに

信頼度の高い評価方法である

「リッカート尺度」についてご紹介します。

 

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アンケートの前に必要な「仮説構築」について

 

こんにちは、久保です。

 

マーケティングにおいて、

アンケート調査は有効な手段です。

その際たびたび見られるのは、

「ただ聞きたいことを並べた」だけのアンケートです。

 

回答を有効に活用したいと思っていても、

聞きたいことを並べただけでは、

「本音」の回答を得ることは難しいかもしれません。

 

では、本音を引き出せるアンケートを作るには

どうしたらよいのでしょうか?

参考となるのが、「仮説構築」という作業です。

 

そこで今回のブログでは、

アンケート調査の前に必要な「仮説構築」について

ご紹介したいと思います。
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アンケート結果の効率的なまとめ方

 

こんにちは、森田です。

 

アンケート調査および集計が終わってからのまとめとして、

多くの場合は、報告書の作成が必要となります。

 

さて、皆さまは「アンケート調査報告書」と聞いて、そこには

どのような情報が載っているとイメージするでしょうか?

 

「集計結果の記録」「グラフ」

「調査結果を利用した分析」など

報告書のイメージは人それぞれかと思います。

それは、データの用途によって異なるからです。

 

事前に報告する形式を明確にしておいたほうが、

アンケート結果はまとめやすくなり、

より目的に準じた報告書を作成できるでしょう。

 

そこで、今回のブログでは、

アンケート結果を効率的にまとめるための、

「調査報告書のまとめ方」についてご紹介いたします。

 

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