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さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、齋藤です。

 

現代では顧客や従業員などの情報や
ビジネスに使われるさまざまな情報を
テキストデータに変換して管理している企業も
多く見られるようになりました。

 

では、なぜ手書きの書類ではなく、
テキストデータとして管理する企業が
増えたのかをご存じでしょうか?

 

人的ミスの防止も重要な理由ですが、
テキストデータの大きなメリットは
「管理がしやすいこと」にあります。

 

テキストデータとしてまとめておけば、
USBメモリなどの記録メディアや
パソコンに情報を統合できるため、
大量の書類やファイルのように
保管スペースが必要になることはありません。

 

データのバックアップを取ることも簡単なため、
紛失防止にもつながるでしょう。

 

情報の変更や追加、参照などがスムーズにできる点も
テキストデータのメリットと言えます。

 

情報をテキストデータ化しておけば
事務や経理など、さまざまな業務の効率がアップします。

 

さらに、データベースの活用や
検索機能・計算機能などを活用すれば、
業務の正確性や生産性も高まるでしょう。

 

また、テキストデータは
社内全体で共有しやすい形であり、
情報の持ち運びにも便利です。

 

このようにテキストデータには
さまざまなメリットがあります。

 

御社のビジネスをさらに加速させるためにも
情報のデータ化について考えてみてはいかがでしょうか。

 

さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、久保です。

 

ビジネスの現場では、ペーパーレスが進んでいる現代でも、
各種データを紙で出す風習が根強く残っています。

 

やはり紙で出す方が明確に内容を見せることができるため
特に商談や打ち合わせなどの場では
紙での資料を出すことが多いでしょう。

 

また、契約や受発注に関しても、電子化が進んでいますが
履歴を残すためにも紙でプリントアウトして
保管している企業もあるかと思います。

 

紙ベースで書類を出すことで、
スムーズに業務が行えるのはあたりまえですが
では、その紙ベースの書類を
効率的に残すにはどうしたら良いでしょうか。

 

この紙データは、企業にとって貴重な情報といえるでしょう。
だからこそそのまま保管するのではなく、
電子化することによってさまざまなメリットが得られます。

 

・保管スペースのスマート化
紙データを電子化して利活用すれば、
まず紙を保管するスペースの削減につながります。
保管スペースを占領しないため、
オフィスの収納を有効活用できます。

 

・データ化による管理、共有の効率化
データをオンラインで管理すれば、
社内の誰もがデータへアクセスできるようになります。

 

・データの利活用によるビジネスチャンスの拡大
取引先や顧客の情報をデータ化して
データを営業アプローチに活用したり、
顧客への販促活動に利用することができます。

 

代表的な例としては、こういったメリットが挙げられます。

 

書類データの電子化によって
さまざまな面での利活用が実現できます。
活用方法をぜひ、ご検討してみてください。

 

 

 

応募ハガキ入力、集計の活用事例

こんにちは、齋藤です。

 
お客様を対象に懸賞などのキャンペーンを行う企業にとって、
集まった応募ハガキはさまざまな用途に活用することができます。

 

しかし、実際のところは集まった応募ハガキを抽選し、
応募数をカウントすることで作業工数が取られてしまうケースが多く
なかなか活用まで至らない企業も少なくありません。

 

本日は応募ハガキの集計、入力と
活用の事例を簡単にお伝えできたらと思います。

 

まずはじめに、これはご存知と思いますが
応募ハガキには「個人情報の取扱」に関する表記をしてください。
そして、個人情報の取扱に関する同意を得るようにしてください。

 

この同意がないと、応募者の情報を収集・蓄積することや
社内のマーケティング活動に使用することがまずできません。
くれぐれもご注意ください。
具体的な活用の事例について、これまでこういった事例がありました。

 

1.懸賞ハガキの分析
応募者の属性(性別、年齢層、地域、応募内容など)を分析し
キャンペーンの効果検証やマーケティングデータに活用します。
応募ハガキにアンケート項目がある場合は、
そのアンケート結果の集計や分析も行うと
より活用の幅がひろがります。

 

2.顧客管理をデ-タ管理する
回答者情報をデータ化して、顧客管理を行います。
インターネットでの応募であれば
テキストで情報を抽出することができますが、
ハガキやFAXなどの紙で応募を受け付けている場合は
情報をテキスト化するだけでも時間と労力が必要となります。

 

3.応募者にDMやメールマガジンを送る
告知を行うために2.でデータ管理した顧客情報から
DMを発送したり、メールを送って販促を行います。
DMの場合は宛名ラベルを作成して発送する企業も多いです。
このように、ひとつのキャンペーンに対する応募ハガキで
さまざまな活用をすることが可能です。

 

これは一例に過ぎませんので、
さらに幅広く応用している企業も非常に多いです。

 

懸賞キャンペーンの立案から実施、
さらには応募ハガキの管理・応用までを考えると
社内で行うとなったらかなりの作業量になります。

 

そこで、弊社のような代行業者を利用して
作業負担を軽減している企業も数多いです。

 

例えば、集計から顧客データ入力・分析、さらには
DM発送にかかる宛名印刷まで、
すべて代行業者に出す企業もありますし、
一部の作業だけを外部委託する企業もあります。

 

社内でどれぐらいの範囲の作業が対応できるか
フローと工数を照らし合わせて検討すると、
どこを外部委託すれば効率よく運用できるか見えてくるでしょう。

 

 

社内データを営業アプローチや販促に活用する方法

こんにちは、齋藤です。

 

ビジネス活動においては、日々
さまざまなデータが蓄積されていきます。

 

発注書や契約書、アンケート、
名刺、顧客名簿などはもちろん、
営業商談や会議の議事録なども
貴重なデータといえるでしょう。

 

しかしそうした社内データも、活用せずに
埋もれていたのでは意味がありません。

 

それらの情報はデータ入力によって電子化することで
ビジネスの改善や拡大へと役立ちます。

 

例えば営業商談のメモをデータ化し、
名刺データも一緒にデータ入力して紐付けておけば、
進捗に応じて適切な営業アプローチが行えるでしょう。

 

顧客名簿に発注書や注文書のデータを紐付けることで
どの顧客がどんな商品を注文しているかや
リピートしている商品があるかなどが一目瞭然となります。

 

その顧客名簿データをもとにメールマガジンを配信したり
顧客の趣向にあわせて販促計画を打ったりと
効果的なアプローチに活用することもできるでしょう。

 

しかし、データを入力するのはもちろん
各種のデータを紐付ける作業や、管理体制を整えるために
データベースを構築するなどを考えると、
準備をするにあたっては時間と労力が必要となります。

 

時間が確保できない場合や、ノウハウが社内に無い場合は
外部業者へ委託するというのもひとつの方法です。

 

データ入力を委託すれば、その入力作業に
社内の貴重なリソースを割く必要がありません。

 

データ入力された情報は
営業や販促のアプローチだけでなく、
多角的に分析することで
ビジネスのヒントを見出すこともできます。

 

社内データは幅広く活用することができ、
大きなメリットを与えてくれます。

 

社内データをビジネスチャンスに変える

こんにちは、木村です。

 

現代のビジネスの現場において、
各種データの利活用は
まだまだ浸透していないと実感しています。

 

皆さまの職場ではどうでしょうか?

 

ビジネス現場においては、
日々さまざまな社内データが蓄積されていくものです。

 

申込書や契約書といった各種書類、
社内外で収集したアンケート、
名刺などはもちろんのこと、
営業商談でのメモや会議の議事録なども
貴重な社内データといえるでしょう。

 

しかしそうした社内データも、
利活用せずにただ情報を蓄積するだけでは
意味がありません。

 

それらの情報はデータ入力によって
データを電子化することで、
ビジネスの改善や拡大へと役立ちます。

 

例えば、営業商談のメモをデータ化し
名刺データも一緒にデータ入力して紐付けておけば、
進捗に応じて適切な営業アプローチが行えるでしょう。

 

あるいはそうした履歴や連絡先情報は、
後になって再アプローチする際にも活用できます。

 

ただしデータ入力には時間が必要ですので、
効率的にデータ化したいのであれば
アウトソースするというのもひとつの手段です。

 

データ入力をアウトソースすれば、
入力作業に社内の人員の
貴重なリソースを割く必要がありません。

 

データ入力された情報は
多角的に分析することができ、
ビジネスのヒントを見出す種となる
いわば宝ともいえるものです。

 

現状の改善、あるいは
さらなる飛躍に向けて
データの活用は大きなメリットを与えてくれます。

 

現在のビジネスにチャンスを与えることができる
データの利活用がもっと浸透する日も
そう遠くないと我々は考えております。

 

名刺のデータ化が注目されています

木村です。

 

ビジネス上の挨拶として必要不可欠なアイテムといえば名刺。
近年、この名刺をデータ化する傾向が強まっています。

 

スマートフォン向けでは
OCR機能を活用した自動認識アプリなども開発され、
グループウェアなどにも連絡先管理が機能として付随するものが
増加しています。

 

しかしOCR機能は完全に文字を認識してくれるものではなく、
実際のデータ化には手動によるデータ入力作業が欠かせません。

 

データ入力は社内あるいは外部委託によって行われますが、
それでも名刺のデータ化が浸透しつつあるのは
やはりビジネスにおいて大きな利点があるからでしょう。

 

データ化された名刺の情報をオンラインで社内共有すれば
関係する社内の人間がその情報にアクセスすることができます。

 

たとえば営業パーソンがアプローチしたい企業と
つながりのある社員が社内にいるのであれば
名刺情報から情報を知り、紹介してもらうことができるでしょう。
もしくは、社内に接点のある社員がいることで
スムーズにアプローチすることも十分可能になります。

 

また、異動等による引き継ぎでも
大量にある名刺の束を渡す必要はなくなります。
データ内にメモ機能などがあれば、
これまでのやりとり等を残すこともできるので
引き継ぎ作業がスマートに済むでしょう。

 

名刺のデータ化は企業活動において広く活用されております。
データ化された名刺を活用することは
当然、ビジネスチャンスにつながっているのです。

 


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