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“ペーパーレスオフィス”のメリット

 

こんにちは、久保です。

 

企画書や報告書、見積書に請求書…。

あなたはオフィスで、最先端のデジタル機器を扱いながらも、

紙の書類に囲まれて仕事をしていませんか?

 

「似たような書類で溢れていて、必要なものを

取り出すのにいつも時間がかかってしまう…」

という方もいらっしゃると思います。

 

オフィスでのこうした課題を解決する取り組みとして

注目されているのが、「ペーパーレス化」です。

 

「ペーパーレス化」とは、

今まで紙に印刷していた資料をデータで保存・共有することです。

 

現在、法人税法や商法、証券取引法などで、

“紙による原本保存が必要”と定められている文書や帳票は、

「e-文書法」の施行により、データによる保存が

容認されています。

 

さらに2017年には、電子帳簿保存法も規制緩和され、

領収書やレシートのスマートフォンでの撮影・保存が可能となり、

スキャンデータで保存する際に義務付けられていた

“原則7年の原本保存”のルールも撤廃されました。

 

オフィスでのペーパーレス化を進めるなら、

まさに“今”といえるでしょう。

 

今回のブログでは、

オフィスでのペーパーレス化を進めるにあたってのメリット

についてご紹介します。

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文書スキャン(OCR)の概要とメリット

 

こんにちは、森田です。

 

企業におけるさまざまな「情報」は、

“必要なときに”“必要とする人が”

簡単にアクセスできることが重要です。

 

今や業務を効率的に行うために

デジタル化は欠かせないものとなっていますが、

会社の重要な情報や古い資料は依然として

紙メディアで保存していることが少なくありません。

 

デジタルデータによる管理が必要だと分かっていても、

デジタル化に伴う処理が煩雑なために

立ち止まっているという企業様も多いでしょう。

 

しかし、先送りすればそれだけ作業量は増え、

担当者の選任や作業の割り当てなど、

デジタル化の計画をより綿密に練らなければなりません。

 

では、どうすれば良いのでしょうか?

 

実はこれらの作業は、

「OCR」を利用して効率よく行うことができます。

 

今回は、OCRの概要とメリットについてご説明します。

 

 

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DMの種類別(送付方法・形状)で考える、メリットとデメリット!

 

こんにちは、森田です。

 

前回の記事ではDM(ダイレクトメール)の定義や、

DM自体のメリットとデメリットをご紹介しました。

 

しかし、「DM」と一口に言っても送付方法や形状によって

さまざまな種類が存在し、それぞれに一長一短があります。

 

そこで、今回は送付方法や形状といった

DMの種類ごとにメリットとデメリットをご紹介します。

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スキャニングの前に、押さえておくべきポイントとは?

こんにちは、森田です。

 

「保管場所(スペース)が必要なくなる」

「部署間や拠点間の情報共有がスムーズになる」

「紙資料と違い、劣化の心配がなくなる」

など、数多くのメリットが享受できる点から、

現在、大量の紙資料をスキャニングし、

デジタルデータとして活用する企業が増えてきました。

 

ただし、紙資料などのスキャニングを通じて、

上記のようなメリットの最大化を図りたいのであれば、

「ただスキャンするだけ」では不十分です。

 

何も考えずにスキャニングすると、

「データがうまく活用できない…」

「これなら紙資料の方がよかった…」

などといった事態に陥ることもあるので要注意!

 

最悪の場合、再び手間暇をかけて

スキャニングし直すことにもなりかねません。

 

大量の紙資料を1回のスキャニングで

望み通りのデータに変換するためにも、

事前に下記のポイントを押さえておきましょう。

 

 

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クラウドソーシングでの注意点とは

こんにちは、久保です。

 

当ブログも今年最後の投稿となりました。

そんな今年最後のブログでは、

『クラウドソーシングによる業務委託の注意点』

ご紹介させていただきます。

 

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PDCAサイクルを循環させる、「BPM」。

 

こんにちは、鈴木です。

 

近年ますます注目を集めている

「BPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)」は、

以前の記事でもご紹介したように、

業務上の課題・リスクや改善フローが明確になるなど、

魅力的なメリットがある手法です。

 

それだけでなく、BPMを活用すれば、

実態に即した仕事の進め方を自ら設計・構築し、

適用しながら改善できるため、

業務プロセスの「PDCAサイクル」を回して

より確かな成果へとアプローチすることが可能です!

 

では、PDCAサイクルの各フェーズにおいて、

BPMはどのようなサポートをしてくれるのでしょうか?

 
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CO2削減にもつながる、「文書の電子化」。

 

こんにちは、森田です。

 

皆様は社内文書をどのように保管されていますか?

まだ紙のままでしょうか、すでに電子化されていますか?

 

「文書の電子化」のメリットは、

・オフィスが片づいて広く使える

・どこでも手軽にデータを閲覧できる

・資料の持ち運びがラク

というのが、トップ3だと思います。

 

上記以外にも用紙代や印刷代を減らせるなどの

メリットが挙げられますが、実は文書の電子化は、

“CO2排出量の削減”にも一役買っています。

 

今回は、文書の電子化と地球温暖化対策の要である

CO2排出量の削減の関係について、ご紹介いたします。

 
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アウトソーシングと外注・請負の違いとは?

こんにちは、久保です。

 

今やビジネスシーンで多く使われるようになった言葉の一つに、

アウトソーシングがあります。

アウトソーシングを一言で説明すると『外部委託』です。

 

一方で、昔から使われている言葉に『外注』『請負』があります。

 

広義的には、どれも『外部に仕事を依頼する』という意味ですが、

正確に『アウトソーシング』『外注』『請負』の違いを理解されている方は少ないのではないでしょうか。

この違いに関しては、専門家の間でも意見が異なりますが、

代表的な意見をもとに、違いについてご紹介してまいります。
 
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総務部の方は必見!顧客リストの作成は外部委託しましょう。

こんにちは、久保です。

 

6月も終わりに近づき、特に総務部の皆様は

忙しい時期に入ったのではないでしょうか?

 

お中元や暑中見舞いの準備、新卒の採用活動、

賞与の支払い、福利厚生施設の夏季利用の調整など、

そのほかにも数多くあるタスクを、

通常業務と並行して行わなければなりません。

 

その中でも、お中元や暑中見舞いを発送するには、

顧客リストを作成・整理する必要があります。

 

ただ、顧客リストは手書きで作成するにも一苦労。

記入するのに時間がかかる上に、

記載ミスがあればトラブルに発展しかねません。

 

そんなときに有効的なのが、

顧客リストの作成を外部委託する方法です。

 

今回は、顧客リストの作成を外部委託することによって

得られるメリットをご紹介させていただきます。

 
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名刺のデータ化には、コツがあるのをご存じですか?

こんにちは、木村です。

 

現在、各種サービスやシステムの普及に伴い、

紙の名刺をデータ化して管理する企業が増えてきました。

会社全体で名刺のデータ化に取り組み、

「分厚い名刺ファイルから特定の取引先の電話番号を探す」

「週に1回は、名刺を整理してファイリングしている」

といった手間や時間が軽減され、

本業に集中できるようになったという企業も多いでしょう。

 

しかし、名刺はただデータ化すればいいというものではありません。

 

名刺のデータ化で忘れがちなのが、

「名刺に記載された情報は日々変化する」ということ。

毎日のように増え続ける名刺データは、ただ蓄積するのではなく、

定期的に整理して、更新・削除していくことが大切なのです。

 

また、名刺をデータ化する際にも、

ある一定のルールを決めておくと、

整理しやすくなるうえに、活用しやすくなります。

 

今回のコラムでは、データの整理や有効活用に欠かせない

名刺をデータ化する際のコツをご紹介いたします。

 
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