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データ入力を外注して得られるメリットとは?

こんにちは、森田です。

 

これまで当ブログでは、名刺や名簿、アンケート、

応募ハガキなど、さまざまな紙媒体の

データ化をおすすめしてまいりました。

 

そうした紙文書のデータ化にあたり、

必須となる業務が「データ入力」です。

 

データ入力は単純な作業であることから、

すべて自社で対応しようとお考えの企業様は少なくないでしょう。

 

ただ、一見簡単そうに思えるデータ入力だからこそ、

外部に委託することによって大きなメリットを得られるのです。

 

そこで、今回はデータ入力を自社で行うのではなく、

わざわざ外注することで得られるメリットをご紹介いたします。

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これから依頼される方必見!データ入力代行会社の選び方!

こんにちは、久保です。

 

手間やコストの削減といった業務効率化に加え、入力精度の

高さなどから、多くの企業様が利用しているデータ入力代行

 

IT化の進む情報化社会の日本において、データの入力・管理は

非常に重要な業務となっております。

 

今回のブログでは、これからデータ入力代行を依頼しようと

お考えの皆様に、データ入力代行会社の大まかな特徴と

選び方のコツをご紹介いたします。

 

ぜひ今後ご依頼になる際のご参考までにご覧ください。

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企業経営を左右する、顧客管理の重要性

こんにちは、久保です。

 

いきなりですが、御社では顧客管理を有効活用されていますか?

おそらく、多くの企業様で有効活用できていないのが

現状ではないでしょうか。

近年では、ますます企業の顧客管理の重要性が高まっています。

それでは、なぜ顧客管理を有効活用する必要があるのでしょうか。

 

それは、新規顧客の獲得コストが上昇していることに

起因します。

 
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紙のデータ化~かさばる伝票類をスマートに保存

こんにちは、木村です。

 

伝票や書類などの社内文書を
保管するスペースに困っていませんか?

 

ペーパーレスが提案されて久しいですが、
そこまで手が回らず
膨大な文書を紙で管理しているという会社も
多いのではないでしょうか?

 

文書がスペースを圧迫し、
業務に支障が出る前には対策をしたいですよね。

 

紙の文書をデータ化するメリットは、
省スペースだけではありません。

 

紙のデータ化によるメリットを挙げてみましょう。

 

・コンパクトに保管できる
・省資源
・社内外とのやりとりが容易
・バックアップで破損や紛失のリスクが低くなる
・データの送付が速く簡単
・条件検索や抽出が容易
・担当者不在でも取り扱いやすい
・セキュリティ管理で第三者の閲覧を防止できる

 

主なものだけでも、これだけ挙げられます。

 

ただ、紙よりデータが100%有利かといえば、
けっしてそうとも言い切れません。

 

紙媒体には、主に以下のような優位点があります。

 

・パソコンなどがなくても使える
・完全な複製を作れない
・システムトラブルの影響を受けない

 

これらをふまえて、
紙保管が望ましい文書以外は
データ化することも一案でしょう。

 

また、専門業者をうまく活用して
データ化を委託するという方法もあります。

 

通常業務に支障をきたさずに、
スペースセービングと
業務の効率化をはかることができます。

 

こうした方法も考えつつ、
紙のデータ化を進めていきましょう。

 

各種データ入力サービスについては → こちら

 

 

 

ビジネスに欠かせない名簿データの管理

こんにちは、久保です。

 

ビジネスシーンにおいて、
名簿の管理・活用は必須事項といえます。

 

顧客や従業員の名簿はもちろん、
取引会社などの企業名簿や
会社が所属する団体などの会員名簿など、
業務上で名簿を扱う機会は数多くあるものです。

 

名簿の管理を紙の帳面で行う場合、
分量が多くなってくると
必要な詳細情報を探すのに苦労するようになってきます。

 

管理担当者が不在の時には
簡単には利用できないなど、
書面ゆえの困り事もあるでしょう。

 

名簿のデータ化で、紙では困難な
データの共有化やバックアップによる
紛失・破損リスクの低減が図れます。

 

また、データベース形式で保管することで
情報ごとの分類による
絞り込みやリスト化も簡便に行えます。

 

たとえば、顧客名簿から特定条件で
対象を選定してDMを送るときも、
データベース機能を活用すれば
対象顧客の抽出がすぐにできます。

 

高度なセキュリティ対策により、
第三者による閲覧や持ち出し、
許可なき複製なども防止できます。

 

Accessなどデータベース専用のツールもありますが、
社内でのデータ化は業務量的に困難な場合もあるでしょう。

 

専門で請け負ってくれる
外部の業者へ委託するという方法もあります。

 

いつもどおり通常業務を行いながら、
安全でクオリティの高い名簿データの運用を開始できます。
ぜひこの機会に検討されてみてはいかがでしょうか。

 

名簿データ入力サービスについては → こちら

 

年賀状、お歳暮等の準備は進んでいますか?

こんにちは、木村です。

 

多くの方々への年賀状やお歳暮を準備する場合、
さまざまな作業をこなす必要があります。

 

法人の場合は、お取引先にお送りする年賀状でも
ひとつの企業に複数のご担当者がいたり、
いくつかの部署でそれぞれ接点があるなど
単一の住所でも複数の宛名を用意することも多いかと思います。

 

具体的な作業としては、

 

・名簿入力
・宛名の確認
・年賀状などに(宛名)印刷をする
・お歳暮などに(宛名)ラベルを貼る

 

などが挙げられるでしょう。

 

また、送り忘れ・送り間違いを防ぐために、
既存のリストからリストアップする作業も必要になってきます。

 

難しい作業ではありませんが、
すべての作業をこなすとなると、
届け先の数によっては1日で終わらないこともあります。

 

また、ひとつひとつを手作業でこなすと、
人間ですからミスが発生してしまうこともあるでしょう。

 

そのため、年賀状・お歳暮などの準備は、
早いうちに始めることが大切です。

 

また、パソコンなどを用いて
データを「デジタル化」すると、
データの管理や変更が容易になります。

 

名簿の入力から準備をする場合には
入力代行サービスを活用することも
非常に効果的な方法です。

 

このようなサービスでは、
名刺や伝票などの紙媒体から情報をデータ化し
リストに仕上げてくれます。

 

また、宛名印刷やラベリング、封入・梱包・仕分け、
発送まで代行してくれる業者も中にはあります。

 

作業を外部に発注をする際には、
どこまでの作業を代行して欲しいかを
明確にしたうえで、業者を選ぶとより良いでしょう。

 

 

データ入力作業の依頼時におさえておきたいポイント

こんにちは、齋藤です。

 

データ入力をはじめとした作業を、
外部サービスに依頼する場合には
不安やわからないことがつきまとうと思います。

 

そこで本日は、外部委託業者を利用する際に
注意すべきいくつかのポイントをお教えします。

 

1.価格
余計なコストを支払わないためにも、
抑えておきたいポイントとなります。

 

各作業の相場というのは存在しますが
作業内容や納品形式によって価格帯は異なります。

 

なので、ここで重要になるのは
作業に関する概要や納品形式を
詳しくまとめておくことです。

 

これによって、正しい費用感で
業者に見積もってもらうことができます。

 
2.納期
これも作業内容やボリュームによりけりではありますが
どうしても譲れない納品期日があれば、
そこは正直に伝えましょう。

 

ここで無理にでもスケジュールを組もうとする場合には
念押しして確認することも重要になります。

 

無理に組まれたスケジュールでは
後々で納品に遅れが出る可能性もあります。

 

また、急ぎでなければ価格を優先しながら
スケジュールを提示してもらうのもひとつの方法です。

 
3.正確性
データ入力は料金が安かったり、
納品が早ければ良いというわけではありません。

 

入力データが誤っていれば、
納品物は実際に活用することができません。

 

その業者のデータ入力の精度を確認するには
入力体制や過去の実績を知ることが大事です。

 

どんな体制のもとで作業を行われるのかや、
過去にどんな作業を行っているかなど
業者の事業紹介ホームページに記載されていることも多いです。

事前のチェックもしっかりと行いましょう。

 

また、納品物のサンプルを用意している業者もあります。
もし可能なら、そういったものからも
確認しておくとより安心でしょう。
これらのポイントをおさえながら、希望にあわせた
データ入力を行ってくれる専門業者を探しましょう。

 

賢く名刺情報をデータ化する方法

こんにちは、木村です。

 

企業では、日々さまざまなデータを扱っています。
その中でもビジネスの現場で増えていく情報といえば
挨拶の場で交換する名刺ではないでしょうか。

 

名刺情報は、データ化することで
情報の整理ができます。

 

さまざまなもののデジタル化が進む現代では
交換した名刺の情報をデジタル端末に移すことで
より活用することが可能となります。

 

昔では、名刺をファイリングした
分厚いファイルを1枚1枚めくりながら
相手の情報を探すのがあたりまえでしたが、
現代では名刺の情報を電話帳データなどに移し替えて
そのまま電話発信することもできます。

 

便利な世の中になりました。

 

ただ、その便利なツールを使うためにも
名刺情報をデータ化する必要があります。

 

それも膨大な数の名刺情報を
ひとつひとつ、手入力をするとなった場合は
相当な集中力と、作業工数が必要となります。

 

入力作業を自社内で行うと、
社員の貴重な時間を割かざるを得ませんし、
その分他の業務タスクが滞ってしまいます。

 

そんなときに、効率的に
外部業者へアウトソースする企業も
昨今はとても増えております。

 

特にこれからの季節は、
お歳暮や年賀状を発送する際に
名刺の整理を行い、お取引先を確認して
年の暮れや年始の挨拶の準備を進めます。

 

早めに申し込むと割引をしてくれるサービスも
業者によっては対応してくれますので
早めに動かれることをお勧めします。

 

賢く外部業者を活用して、
年末年始の準備に取り掛かりましょう。

 

 

応募ハガキ入力、集計の活用事例

こんにちは、齋藤です。

 
お客様を対象に懸賞などのキャンペーンを行う企業にとって、
集まった応募ハガキはさまざまな用途に活用することができます。

 

しかし、実際のところは集まった応募ハガキを抽選し、
応募数をカウントすることで作業工数が取られてしまうケースが多く
なかなか活用まで至らない企業も少なくありません。

 

本日は応募ハガキの集計、入力と
活用の事例を簡単にお伝えできたらと思います。

 

まずはじめに、これはご存知と思いますが
応募ハガキには「個人情報の取扱」に関する表記をしてください。
そして、個人情報の取扱に関する同意を得るようにしてください。

 

この同意がないと、応募者の情報を収集・蓄積することや
社内のマーケティング活動に使用することがまずできません。
くれぐれもご注意ください。
具体的な活用の事例について、これまでこういった事例がありました。

 

1.懸賞ハガキの分析
応募者の属性(性別、年齢層、地域、応募内容など)を分析し
キャンペーンの効果検証やマーケティングデータに活用します。
応募ハガキにアンケート項目がある場合は、
そのアンケート結果の集計や分析も行うと
より活用の幅がひろがります。

 

2.顧客管理をデ-タ管理する
回答者情報をデータ化して、顧客管理を行います。
インターネットでの応募であれば
テキストで情報を抽出することができますが、
ハガキやFAXなどの紙で応募を受け付けている場合は
情報をテキスト化するだけでも時間と労力が必要となります。

 

3.応募者にDMやメールマガジンを送る
告知を行うために2.でデータ管理した顧客情報から
DMを発送したり、メールを送って販促を行います。
DMの場合は宛名ラベルを作成して発送する企業も多いです。
このように、ひとつのキャンペーンに対する応募ハガキで
さまざまな活用をすることが可能です。

 

これは一例に過ぎませんので、
さらに幅広く応用している企業も非常に多いです。

 

懸賞キャンペーンの立案から実施、
さらには応募ハガキの管理・応用までを考えると
社内で行うとなったらかなりの作業量になります。

 

そこで、弊社のような代行業者を利用して
作業負担を軽減している企業も数多いです。

 

例えば、集計から顧客データ入力・分析、さらには
DM発送にかかる宛名印刷まで、
すべて代行業者に出す企業もありますし、
一部の作業だけを外部委託する企業もあります。

 

社内でどれぐらいの範囲の作業が対応できるか
フローと工数を照らし合わせて検討すると、
どこを外部委託すれば効率よく運用できるか見えてくるでしょう。

 

 

外部の委託業者を利用するメリットとは

こんにちは、久保です。

 

増えた情報をデータ化する作業は、
外部に業務委託することもできます。

 

では、外部の入力代行サービスを利用すると
どのようなメリットがあるのでしょうか?

 

大きく4つのポイントにまとめてみました。

 

1. クオリティの高いデータに仕上がる
委託業者は、言うなれば事務作業のプロです。
正確さ、見やすさ、管理のしやすさなど、
あらゆる点から見てクオリティの高いデータが手に入ります。

 

2. 整理された情報を早く手に入れられる
紙媒体からの電子化は、慣れていないと時間がかかります。
委託業者に任せれば、スピーディーに情報を得られるでしょう。

 

3. 社員の時間を作ることができ、業務に広がりが出る
データ化のための作業に費やしていた時間が、
データ化された情報を使って仕事をする時間に変わります。
他の業務の作業効率も上がるでしょう。

 

4. 会社の成長にも対応できる
一度データ化してしまえば
追加が出てきた時の管理も楽になります。
委託業者に作ってもらえば
基盤がしっかりしているので、なお安心です。

 

コストのバランスを考えて上手に外部の委託業者を利用できれば、
会社の大幅な利益アップにつながることも十分にあります。

 

委託業者の利用を検討する価値はあると言えるでしょう。

 


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