新着情報

Information

“ペーパーレスオフィス”のメリット

Share on Facebook
Pocket
Share on LinkedIn

 

こんにちは、久保です。

 

企画書や報告書、見積書に請求書…。

あなたはオフィスで、最先端のデジタル機器を扱いながらも、

紙の書類に囲まれて仕事をしていませんか?

 

「似たような書類で溢れていて、必要なものを

取り出すのにいつも時間がかかってしまう…」

という方もいらっしゃると思います。

 

オフィスでのこうした課題を解決する取り組みとして

注目されているのが、「ペーパーレス化」です。

 

「ペーパーレス化」とは、

今まで紙に印刷していた資料をデータで保存・共有することです。

 

現在、法人税法や商法、証券取引法などで、

“紙による原本保存が必要”と定められている文書や帳票は、

「e-文書法」の施行により、データによる保存が

容認されています。

 

さらに2017年には、電子帳簿保存法も規制緩和され、

領収書やレシートのスマートフォンでの撮影・保存が可能となり、

スキャンデータで保存する際に義務付けられていた

“原則7年の原本保存”のルールも撤廃されました。

 

オフィスでのペーパーレス化を進めるなら、

まさに“今”といえるでしょう。

 

今回のブログでは、

オフィスでのペーパーレス化を進めるにあたってのメリット

についてご紹介します。

 

 

 

◆印刷・保管コストの削減◆

プリンターを使って紙に印刷をする場合、

A4のモノクロなら2~4円程度、カラー印刷ですと、

その3~5倍のコストがかかります。

 

例えば、100人の社員を抱えている企業で、

1人あたり1日10枚、モノクロ印刷をすると仮定しましょう。

印刷代が1枚4円なら、1日で4,000円の印刷費がかかります。

1ヶ月(22日出勤)で88,000円、年間だと実に100万円以上の

負担となってしまうのです。

 

しかし、オフィスをペーパーレス化することで、

印刷にかかるコストを省くことができます。

 

これにより、印刷した紙の保管場所も必要なくなるので、

印刷した資料の保管スペースの確保に

頭を悩ますこともなくなります。

 

 

 

◆必要な資料をいつ、どこでも、取り出せる◆

紙に印刷した資料を取り出すのは、ときに苦労を伴います。

数年前に作成した見積書が必要になったら、

大量に印刷された資料の中から探さなくてはなりません。

 

また、見積書だけでなく、それに付随する契約書類なども

必要になった場合は、いくつものファイルや段ボールを

開かなければならず、より多くの時間が必要になるでしょう。

 

これが、データとして保管されているのであれば

資料の内容の一部を検索フォームに入力することで、

すぐに必要な資料が見つかります。

さらに、膨大な資料の中から、必要な情報だけを

抽出することも可能です。

 

また、社外でお客様との打ち合わせ中に、

「持参していない書類が急遽必要になった…」

「会社の営業時間が過ぎており、資料を取りに帰れない…」

ということもあるでしょう。

資料がデータの状態であれば、

スマートフォンやタブレットなどですぐに

表示することができます。

 

ペーパーレス化することで、場所や時間に縛られることなく、

効率的に、資料を取り出すことができるのです。

 

 

 

◆情報の漏洩・紛失の防止、リスク管理◆

機密情報や顧客データが記載された書類を

紛失してしまったら、故意か否かを問わず大問題です。

 

紙のままですと、情報を持っている社員が特定できないうえ、

いつ、どこで、漏洩・紛失したのかわからない場合もあるでしょう。

 

情報はデータで保存し、適切に管理することで、

漏洩や紛失のリスクを格段に減らすことができるのです。

 

まず、パスワードや閲覧履歴機能を設けることで、

資料を閲覧した社員と日時が特定可能になります。

 

さらに、閲覧やダウンロードに制限を付ければ、

権限を持った者のみが資料を利用できるようになり、

不特定多数から情報を引き出される心配もありません。

 

オフィスワークの効率化と、セキュリティの強化のためにも

資料のペーパーレス化をおすすめします。

 

 

 

◆ペーパーレス化のことなら弊社にお任せ!◆

 

このように「ペーパーレス化」には

魅力的なポイントがたくさんあります。

しかし、実際にペーパーレス化に取り組もうとすると、

「ペーパーレス化するのは時間がかかりそう…」

「スタッフ不足で、スキャニングに人手を割くことができない…」

ということもあるかもしれません。

 

そんなときは、外部委託をご検討ください。

 

弊社では紙文書の電子化サービスを行っており、

契約書、伝票、書籍など、さまざまな紙媒体の

スキャニング実績があります。

 

高機能なスキャナーと、独自のオペレーション体制により、

スピーディーかつ低価格で対応します。

 

ペーパーレス化をご検討中の方は、ぜひ一度ご連絡ください。

 

スキャニングサービスについてはこちら

 

Share on Facebook
Pocket
Share on LinkedIn

タグ: , , ,


サービス一覧
たいせつにしますプライバシー

弊社は、個人情報の取扱いの適切さにおいて、財団法人日本情報処理開発協会の認定を得て、プライバシーマークの使用を許諾されております。