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文書管理マニュアル作成のポイント

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こんにちは、森田です。

 

突然ですが、御社に“文書管理マニュアル”は

ありますか?

 

あったとしても、

「ちゃんと読んだことがない」

「内容が複雑で理解できない」

という方も多いのではないでしょうか。

 

文書管理マニュアルは、いわば社内のルールブック。

役職や雇用形態に関係なく、文書管理のあり方について

社員間で認識を共有するために欠かせないものです。

 

とはいえ、

「わかりやすいマニュアルってどうやって作ればいいの?」

と、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。

 

今回は、文書管理における“ライフサイクル”を通じて、

文書管理マニュアル作成のポイントをご紹介します。

 

 

 

◆文書のライフサイクルとは?◆

ビジネス文書には、生まれてから廃棄されるまでの

“ライフサイクル”が存在することをご存知でしょうか?

 

<ビジネス文書のライフサイクル>

1.発生

2.伝達

3.保管

4.保存

5.廃棄

 

これら段階ごとの決まりを盛り込んだ文書が

“優秀な文書管理マニュアル”です。

ライフサイクルに沿った説明をすることで、

読んだ人が理解しやすいマニュアルを

作ることができます。

 

<1.発生>

サイクルの最初である「発生」には、

「作成」と「収受」があります。

 

作成…社内で文書を作成する

収受…社外からメールや郵送物を受け取る

 

このフローにおいては、以下の内容を

マニュアルで策定する必要があります。

 

・件名、日付、作成者といった基本情報の記載方法

・件名のつけ方

・書式、文体

・電子文書の場合は、使用するソフトウェア

・ほか、注意事項

 

<2.伝達>

発生した文書は様々な形で社内外に「伝達」されます。

社内の場合は回覧や稟議処理、社外の場合は

ダイレクトメールや契約書などです。

 

ここでは文書の承認ルートや、承認後の処理方法、

文書を発信する際の手段(郵便、メールなど)などを

決めておきましょう。

 

文書が紙媒体なら、この工程で

電子化(スキャニング)しておくことで、

その後の保管・保存の効率化にもつながります。

 

<3.保管>

伝達された文書は、やがて「保管」することになります。

 

発生から年月が経過していない文書は、

社内のすぐ取り出せる場所に保管しておくというのが

一般的だと思います。

 

使用頻度が高いものはもちろん、緊急で必要となる

可能性があるものはきっちり整理して、

いざ利用するときに余計な手間や時間が

かからないよう、ルールを定めておきましょう。

 

<4.保存>

名称は上記の保管と似ていますが、

「保存」の対象となるものは明確に異なります。

 

「すぐに取り出せること」を優先する保管とは違い、

保存においては「書類の重要性」が優先されます。

 

「歴史的・学術的に価値がある」

「法律により発生から〇年間は保管しなければならない」

「裁判などの係争対応用」

など、

「利用頻度は低いものの、捨てることはできない」

ものが保存の対象です。

 

統計的に、発生から1年以上経過した文書が

再び利用されることは、ほとんどないようです。

 

こういった文書は倉庫に移動させたり、

外部に保存を委託したりするのが望ましいでしょう。

 

<5.廃棄>

不要になった文書は、適切に処分しなければなりません。

紙媒体の場合は、専門の業者に溶解処理を依頼するなど

情報が外部に漏れないよう適切に処分することが大切。

 

また、廃棄処分する紙媒体をリサイクルして

CSR活動に役立てるのも有効です。

 

 

上記、1~5の内容を踏まえた上で

文書管理マニュアルを作成すれば、形骸化させることなく

社内の共通認識として業務効率化に役立てられるはずです。

 

 

 

◆大量のスキャニングも弊社にお任せ!◆

文書は紙媒体・電子問わず、適切に管理・活用すれば、

「社内教育の向上」「ルールの明確化」など

多くのものを得ることができます。

 

つまり、充実した文書管理マニュアルの作成は、

優秀な社内ツールを生み出すことにもつながるのです。

 

とはいえ、

「膨大な紙媒体の資料をまとめるのが大変…」

「忙しくて電子化(スキャニング)に人手が割けない…」

といったお悩みを抱えているご担当者様も

いらっしゃると思います。

 

そんなときは、弊社にご相談ください。

弊社は契約書や見積書、書籍など、

幅広いスキャニングサービスの実績があります。

 

業務効率化、事務所の省スペース化、コスト削減

などの目的で、文書の電子化を検討されている企業様は

ぜひお問い合わせください。

 

スキャニングサービスについてはこちら

 

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