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働き方改革で注目したい文書管理

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こんにちは、久保です。

 

「一億総活躍社会」を実現するための

取り組みのひとつとして、政府は

ワーク・ライフ・バランスの充実化と生産性の向上を目的とした

「働き方改革」を提唱しています。

 

これにより企業は、

働き手が減少していく中での

人手不足の解消と、労働時間の改善を

求められるようになりました。

そのうえで、収益の管理をしていかなければなりません。

 

労働力不足の対策として挙げられるのは、

(1)働き手を増やす

(2)出生率を上げる

(3)労働生産性を上げる

です。

 

この中で企業として取り組みやすいのは、(3)でしょう。

時間あたりの生産性を上げることができれば、

労働力不足のカバーにもつながります。

 

ただ、理解はしていても、

実際に何から始めたらよいか、悩ましいものです。

 

今回のブログでは、働き方改革を進めるうえで、

生産性の大幅な向上が期待できる

「文書管理」についてご紹介します。

 

 

 

◆日本の労働生産性の問題について◆

日本の労働生産性をご存知でしょうか?

OECD加盟国の35カ国中21位で、

主要7カ国でいうと、なんと最下位です。

(公益財団法人 日本生産性本部

『日本の生産性の動向2015年版』より)

 

この労働生産性は、

付加価値(GDPや総生産量、粗利益など)

/投下労働量(労働時間や労働者数)

で算出されます。

 

日本は21位という結果ではありますが、

分子にあたるGDPは世界3位です。

それは、

「分母の投下労働量(労働者数×労働時間)が大きすぎる」

ことを意味します。

 

投下した労働(=分母)がちゃんと利益(=分子)になっていれば、

ここまで生産性が下がることはありません。

それだけ、長時間労働の中に無益なものが

生まれてしまっているということです。

 

つまり、企業は労働力不足を「数」でカバーするのでなく、

「社員のスキル向上」と「業務改善」に注力することが

重要であるといえます。

 

 

 

◆文書管理で投下労働量を改善できる◆

さて、御社では、

・文書の大多数はいまだに紙媒体で保存している

・ファイルサーバーが整理されていない

ということはありませんか?

 

海外のとある調査で、

労働時間内の無益な作業として、

「文書の捜索時間が大きく影響している」

ということが明らかになっています。

 

・文書を探す時間

・見つからなかった文書を再作成する時間

など、文書の検索に関することで

1週間に計9時間、コスト換算すると

年間184万円ほどを費やしてしまうそうです。

 

つまり、文書管理の改善を行うだけで

無駄な時間もコストも大きく減らすことができるのです。

 

余計な作業をなくし、効率を上げることで、

生産性は格段に向上するでしょう。

ワーク・ライフ・バランスの実現にもつながる、

まさに理想的な働き方といえます。

 

昨今は、AIやロボットを活用した

生産性の向上が話題になっています。

しかし、これらの設備投資には多額の費用がかかるため、

多くの中小企業においては現実的な選択肢ではありません。

 

労働時間が制限される中で、生産性向上を図るには、

文書管理を通じた働き方改革のご検討をおすすめします。

 

 

 

◆文書のデータ化は弊社にお任せください◆

文書管理は、まず紙媒体の文書を

データ化することから始まります。

ただし、人手不足などの理由から、

「データ化を社内で行うのは難しい…」

ということもあるかもしれません。

そんなときは、外部委託をご検討ください。

 

弊社では紙文書の電子化サービスを行っており、

契約書のスキャニングなどにも対応しています。

 

また、弊社はプライバシーマークを取得しているほか、

社員全員が個人情報保護士資格を保有しているため、

お預かりした情報の重要性・機密性を

充分に認識したうえで作業を行います。

 

文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご連絡ください。

 

スキャニングサービスについてはこちら

 

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