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文書スキャン(OCR)の概要とメリット

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こんにちは、森田です。

 

企業におけるさまざまな「情報」は、

“必要なときに”“必要とする人が”

簡単にアクセスできることが重要です。

 

今や業務を効率的に行うために

デジタル化は欠かせないものとなっていますが、

会社の重要な情報や古い資料は依然として

紙メディアで保存していることが少なくありません。

 

デジタルデータによる管理が必要だと分かっていても、

デジタル化に伴う処理が煩雑なために

立ち止まっているという企業様も多いでしょう。

 

しかし、先送りすればそれだけ作業量は増え、

担当者の選任や作業の割り当てなど、

デジタル化の計画をより綿密に練らなければなりません。

 

では、どうすれば良いのでしょうか?

 

実はこれらの作業は、

「OCR」を利用して効率よく行うことができます。

 

今回は、OCRの概要とメリットについてご説明します。

 

 

 

◆OCRとは?◆

OCR
(Optical Character Recognition/Reader、光学的文字認識)

とは、アナログ情報をスキャナやデジタルカメラで読みとり、

デジタルの文字コードに変換する技術です。

 

通常、スキャニング機器が新聞や雑誌などを読みとるときは、

下記のように文字を認識しています。

 

<文字認識の流れ(一例)>

画像取り込み

→レイアウト解析

→行の切り出し

→文字の切り出し

→文字認識

→フォーマット出力

 

人間が無意識に行っているこの文字認識も、

デジタル化の際には、複雑な過程を経ていることが

ご理解いただけると思います。

 

「そんなに複雑なら、手入力の方が正確かつ早いのでは?」

と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

 

しかし、人間は作業時間の経過に伴い、疲れがでてくるものです。

疲れた状態で作業を行うと、生産性が落ちるだけでなく、

文章の誤入力や入力漏れが発生してしまうおそれもあります。

 

その点、OCRは、操作に慣れるほどに

生産性が上がり、また精度が落ちることもありません。

 

文字入力という単純作業をコンピュータに任せることで、

人はクリエイティブな作業に時間を割けるようになります。

 

情報のデジタル化は、今後ますます

企業にとって欠かせないものとなるでしょう。

 

 

 

◆デジタル化のメリット◆

「入力精度が上がる」「作業がスピーディー」以外にも、

情報をデジタル化することには、

下記のようなメリットがあります。

 

・保管スペースが劇的に縮小!

段ボール箱いっぱいの紙データも

数メガバイトに収めることが可能です。

また、空いたスペースを有効活用できます。

 

・情報検索が迅速に!

検索機能を使うことで、必要な情報を

一瞬で抽出することができます。

保管庫まで移動して、資料を探す手間もかかりません。

 

・データの利用・編集が簡単!

表計算ソフトなどを駆使すれば、

データを簡単に利用・編集することができます。

グラフや表を、より読みやすくアレンジすることも

可能になるでしょう。

 

 

 

◆文書のスキャニングはお任せください◆

近年、文書のデジタル化は、

「e-文書法」や「日本版SOX法(J-SOX法)」の

制定により、ますます重要な作業となっています。

 

その中で、デジタル化した文書を

システムで管理していくためにはまず、

「膨大な紙の文書をスキャニングする」

ところから始めることになります。

 

業務効率の向上や、企業・顧客情報の適切な管理のカギは、

OCRにあるといっても過言ではありません。

 

しかし、

「文書のスキャニングに人員を割く余裕がない…」

「ひたすらスキャンする作業で残業させるのは…」

とお悩みのご担当者様も多いでしょう。

そんなときはぜひ、スキャニングの外部委託をご検討ください。

 

弊社では、社員全員が

個人情報保護管理のプロフェッショナルの証である

「個人情報保護士資格」を有しています。

 

万全のセキュリティ体制のもと、

文書の電子化を進めていきますので、

機密文書の電子化も安心してお任せください。

 

スキャニングサービスについてはこちら

 

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