新着情報

Information

契約書電子化の効率的な進め方

Share on Facebook
Pocket
Share on LinkedIn

 

こんにちは、森田です。

 

昨今は、契約書の管理業務においても、

情報の共有化や管理の負担軽減などの面から

文書の電子化を進める企業が増えています。

 

契約書の電子化は、一見すると、

複合機などを使い簡単にできるように思えるかもしれません。

 

しかし、膨大な量の文書のスキャニングは

時間がかかるだけでなく、とても煩雑な作業です。

無計画にはじめてしまうと途方にくれてしまい、

大半が途中で挫折してしまいます。
そうならないために、今回のブログでは

契約書電子化の効率的な進め方」についてご紹介いたします。

 

 

 

◆契約書の事前調査が大切◆

まずは、下記を踏まえた調査を行い、

電子化したい契約書の概要を把握することが重要です。

 

・契約書の形態(ホッチキスどめの有無etc.)やファイリング方法
・契約書の量

・契約書のまとめ方(案件、年度、顧客etc.)

 

また、保管を担当するスタッフに管理や検索方法などについての

要望をヒアリングしておくとよいでしょう。

 

 

◆ワークフローの組み立て方◆

契約書の電子化に必要な作業を分けると、大きく5つあります。

そこに、事前調査の内容を組み込みながら

電子化の計画をたてていきます。

 

(1)前作業

・ホッチキスや付箋などははずし、枚数や順番の確認を行う

・書類に破損があれば補修しておく

 

(2)スキャニング

・スキャナーなど適した機材を選定する

・サイズ、解像度、ファイル形式などを統一する

・保存方法を決定する

 

(3)検索データの入力

・保存データに検索性を持たせるための

属性項目、文字コード、異字体の処理方法を決める

 

(4)編集

・ファイル名のルール付けをする

・OCR処理の有無を確認する

 

(5)画像検査

・ファイルの展開を確認する

・NG基準(画像の向き、傾きなど)を決める

 

また、自社サーバーに保存するのか、クラウドに預けるのかなど、

最終的な保存場所も決めておきましょう。

 

 

◆コストを把握しスケジューリングを◆

ワークフローの策定ができたら、次にスケジューリングをします。

各工程のスケジュールを計画することで

必要な機材や人員の数=コストが明確になるので、

より正確な所用期間を計ることができます。

 

それをもとに、確実な管理スケジュールをたてていきましょう。

 

 

◆スキャニング作業時に気をつけること◆

スキャニング作業を進める上で大切なのは、

「進捗管理」「品質管理」です。

 

進捗管理にはガントチャートなどを活用し、

作業計画を視覚的に認識できるようにすると便利です。

 

また品質管理においては、不良データに関する情報を

都度共有し、再発防止策も制定しましょう。

 

これらをしっかり行うことで、

スムーズなスキャニングが実現できます。

 

「品質」「コスト」「作業期間」のバランスをとることが、

契約書の電子化を効率的に進めていく」カギとなるでしょう。

 

 

◆スキャニングのことなら弊社にお任せ◆

大量の紙媒体を電子化するには、労力と時間を要します。

「だれが作業を担当するのか…」

「担当者の教育はどうするのか…」

多くの企業がこうした問題に直面します。

 

また、文書のデータ化が完了してから、

「あのデータはどこに格納されていたっけ…」

「紙媒体だった頃の方が扱いやすかった…」

となってしまっては本末転倒です。

 

弊社では、個人情報取り扱いの

プロフェッショナルである個人情報保護士の

資格を持った社員が、お客様の大切なデータをお預かりします。

 

煩雑なスキャニング作業はもちろん、

情報をうまく活用するためのサポートもいたしますので、

まずはご相談ください。

 

スキャニングサービスの詳細はこちら

 

Share on Facebook
Pocket
Share on LinkedIn

タグ: , , ,

サービス一覧
たいせつにしますプライバシー

弊社は、個人情報の取扱いの適切さにおいて、財団法人日本情報処理開発協会の認定を得て、プライバシーマークの使用を許諾されております。