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業務効率改善に!契約書の管理を統一する方法

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こんにちは、久保です。

 

皆様は契約書をどのように管理されていますか?

社内で統一ルールがないために、

属人的な管理になっていませんか?

 

重要な機密情報を含む契約書は、

適切に保管しなければ、さまざまなリスクが発生します。

 

近年ではコンプライアンスの重要性が

ますます高まっていることもあり、

契約書はきちんと管理したいもの。

 

また、必要となる度に契約書を探し回っているようでは、

余計な時間や手間もかかってしまいます。

 

そこで、今回のブログでは

「業務効率アップにつながる契約書の管理方法」について

ご紹介いたします。

 

 

◆バラバラに契約書を管理するリスク◆

例えば、拠点が複数ある企業だと、契約書の管理方法に

ローカルルールが存在するケースが少なくありません。

 

基本的な管理ルールを設けていたとしても、

「スキャニングはしない」

「契約書と関連書類をまとめてファイリングする」など、

拠点ごとに細かなルールが異なることによって、

全社的な管理が煩雑になってしまいます。

 

また、過去に組織変更があった企業などでは、

以前の管理方法と新しい管理方法の2つが混在するケースも…。

 

このように全社で統一して契約書を管理できていないと、

  • どの拠点のどこの部門が該当の契約書を保有するのか

探さねばならず、本業にかけられる労力が減ってしまう

 

  • 複数部署で同一の企業と契約書を締結する、

重複契約が発生してしまう

 

  • 原本の管理方法が統一されていないと、

原本を紛失する恐れがある

など、業績悪化や企業イメージの失墜にもつながりかねない、

重大な事態を招いてしまうかもしれません。

 

そのため、契約書は全社統一的なルールのもと、

管理する必要があるのです。

 

 

◆契約書の管理方法を統一するポイント◆

バラバラになった契約書の管理を統一するには、

「契約書の原本と台帳、スキャニングデータの紐付け」

重要になってきます。

 

もしも新しく設けた全社的な統一ルールにおいて

原本・台帳・スキャニングデータが連携していないと…

 

「原本のスキャニングデータの格納場所がわからない!」

「台帳の管理名とスキャニングデータ名が違って検索できない!」

「台帳に原本の保管場所が記載されておらず、探すのが大変!」

 

と、必要な文書・データを探しにくい状態になってしまい、

うまく運用できない恐れがあります。

 

そうならないために、

契約書の原本・台帳・スキャニングデータの3つに

共通の管理番号を割り振るようにしましょう。

 

共通の管理番号を付与することによって、

原本・台帳・スキャニングデータが紐付き、

必要なときに必要な契約書をすぐに探し出せるようになります。

 

バラバラになった契約書の管理方法を見直したいとお考えの方は

「原本・台帳・データに共通の管理番号を設ける」ことを

次のルールに組み込んでみてはいかがでしょうか?

 

 

◆膨大な契約書のデータ化は外部委託を◆

上記でご紹介したポイントを踏まえて

統一的な管理方法を決めるのなら、

まずは紙媒体の契約書をデータ化する必要があります。

 

ただ、今会社にあるすべての契約書をデータ化するのは、

時間や手間もかかり、決して容易ではありません。

 

膨大な契約書のデータ化に辟易してしまう前に、

契約書のスキャニングでお困りなら、ぜひ弊社にご依頼ください!

 

紙文書電子化サービスを行っている弊社では、

契約書のスキャニングにも対応しています。

 

弊社はプライバシーマークの認証を取得しているほか、

社員全員が個人情報保護士のため、

お預かりした情報の重要性・機密性を

充分に認識したうえで作業を行います。

 

契約書の管理方法にお悩みの方は、一度弊社にご連絡ください。

 

スキャニングサービスについてはこちら

 

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