DM発送の流れと要点を解説！
こんにちは、久保です。
DM（ダイレクトメール）の発送を滞りなく行うためには、
作業の「流れ」をしっかり把握しておくことが大切です。
実際、同封物の内容ばかりに気をとられるあまり、
「発送に関しての準備がおろそかになり、直前で慌ててしまう…」
という企業様は少なくありません。
「発送までにどのような工程があるのか」
「代行業者に依頼する際にはどのような準備が必要か」などを
知っておくことで、作業がスムーズに進行するでしょう。
今回はDM発送の流れと要点について、
ご紹介させていただきます。
◆発送前に行う、2つの重要項目◆
＜その1：送付先リストの作成＞
DMを発送するにあたり、まず必要となるのが送付先のリストです。
送り先の情報に間違いがないかをしっかり確認しましょう。
特に、社名や担当者名は要注意です。
交換した名刺や、ホームページの資料請求フォームからの
問い合わせデータをそのままリストに追加している場合、
同じ人物の情報が複数登録されている可能性があります。
そのため、重複情報を削除する「リストのクリーニング」は、
DM発送において欠かせない大事な作業です。
もし同じ相手に複数のDMを送ってしまった場合、
無駄な発送費がかかってしまうだけでなく、受取人から
顧客情報の管理体制を疑われてしまうおそれもあります。
また、機種依存文字が使用されていると、出力の際に
文字化けを起こしてしまう可能性があるため、こちらも要注意です。
＜その2：印刷物の手配＞
印刷業者に手配するのか、DM発送業者に
まとめて依頼するのかによって、発送までにかかる日数が
異なる場合があります。
クオリティと納期のバランスを鑑みながら、
自社で対応する範囲と、DM発送業者に任せる範囲を
事前に決めておきましょう。
そして印刷する同封物は、
DMとして送る枚数だけ用意すれば良いというわけでは
ないという点にも注意が必要です。
社内にサンプルとして保管しておく以外にも、
営業担当者が取引先に直接渡したり、資料請求があった際に
個別に送付したりすることも考慮して、
多めに用意しておきましょう。
◆発送の流れと注意すべきポイント◆
リストを作成し、印刷物などの資材も用意したら、
いよいよ発送作業に移ります。
発送代行サービスを利用する場合は、事前に
「どのようなプランがあるのか（どの作業段階から任せられるか）」
「作業にどれくらいの日数を要するか」「入金のタイミング」などを
確認しておくと安心です。
＜作業1：封入・封緘＞
DMの「サンプル」を用意しておき、それに従って
封入・封緘、宛名ラベルの貼付を行います。
この作業を外注先に任せる場合は、
資材を送るとき、「サンプル」を同梱するのを
忘れないように気をつけましょう。
電話やメールで作業内容を伝えるのはもちろんですが、
実物があった方が、より正確に伝わるためです。
＜作業2：発送＞
運送業者や利用するサービスによって
発送にかかる日数、追跡の可否などが異なるので、
しっかり確認しておきましょう。
また、同封物が「信書」に該当しないかも注意してください。
「同封物の文書自体に受取人が記載されている」などの場合は
信書にあたるため、発送手段が限定されます。
DMの内容に応じて発送手段を使い分けるのがベターです。
＜作業3：フィードバック＞
住所不備や転居などによって返送されてきたDMの顧客情報は、
リストにチェックを入れておきましょう。
データを常に最新の状態に保つことで、次回以降の
リスト作成がスマートにできます。
◆DM発送をトータルサポートします！◆
今回はDMの「発送」にピックアップして、情報をお届けしました。
DMの大きさや封筒の有無、利用する発送業者などによって
作業の細かい手順は異なってくるため、都度フローを改善し、
また外注先とは綿密に打ち合わせをしましょう。
「どの業者に頼んだら良いかわからない」
「一部の工程だけ任せたい」
「外注だと、個人情報の取り扱い体制が心配」
このようなときは、弊社にご相談ください。
弊社はDMの封入から発送手配までワンストップで
対応可能のため、その時々でお客様に最適なサポートが
可能です。
また担当者は個人情報保護士資格を保有している
個人情報取り扱いのプロフェッショナルですので、
安心してお任せいただけます。