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自社での文書の電子化が失敗の原因に!?

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こんにちは、久保です。

 

紙ベースの文書を電子化は、

業務効率化やコスト削減に効果的だとして

近年注目されている手法のひとつです。

 

そういった恩恵を目的に、これから文書の電子化を

導入しようとご検討の企業様も少なくないでしょう。

 

しかし、文書の電子化を外部に委託することなく、

自社ですべて対応しようとお考えではありませんか?

 

実は、メリットの多い“文書の電子化”ですが、、

自社で行うとさまざまなリスクが存在します。

 

今回は、自社で文書の電子化を行うことで、

どのようなリスクが考えられるのかをご紹介いたします。

 

 

 

◆自社での文書電子化によるリスクとは◆

<その1 電子化した文書で運用できない>

文書の電子化で大切になるのは、その運用方法です。

 

自社で文書の電子化を行うとなると…

・どの文書をデータ化するのかといった選別

・使用する文書管理システムの選定

・上記システムでの運用ルールの策定

・ファイル名や形式といった保存方法

など、さまざまな事柄を検討する必要があります。

 

細かなところまで明確にルール化するとなると、

本業と並行して文書の電子化を進めるのは、

決して容易ではありません。

 

実際に、そうした運用ルール作りがうまくいかず、

「せっかく文書の電子化に着手したものの、

導入できず、頓挫してしまった…」という企業様も存在します。

 

<その2 煩雑な操作で定着しない>

自社で文書を電子化する方法としては、

「スキャンした文書データを自席に戻ってファイル名を付け、

サーバー内の決められたフォルダーに保管する」

といった流れが一般的でしょう。

 

確かにこの流れだと誰でも簡単にデータ化できますが、

多くの工程が存在するため、

決して効率的な方法だとは言えません。

 

さらに、保存方法が各個人でバラバラだと、

検索してデータを呼び出すことも困難になります。

 

そういった点から、「データ化は面倒だから、紙で管理しよう」

と、文書の電子化が定着しないケースも…。

 

せっかく文書の電子化を導入したとしても、

その煩雑な操作を理由に社内で定着しなければ、

何の意味もありません。

 

<その3 想定以上の手間とコスト>

「文書の電子化は、外部に委託するよりも、

自社で対応した方が早いしコストもかからない!」

とお考えなら、それは間違っている場合があります。

 

なぜなら、大量の紙ベースの文書を電子化するのは、

意外と手間も時間もかかる作業だからです。

 

電子化に人手が取られてしまっては、

本業に集中できず、生産性が落ちるかもしれません。

かといって、文書を電子化するために人を雇っては、

余計な人件費がかさんでしまいます。

 

また、人の手での作業になるので、

何らかのミスが発生する恐れもあります。

 

「電子化した文書データを誤って削除してしまった!」

「保存形式を間違えていて、すべてやり直し…」

など、人的な要因によるイレギュラーなミスによって、

さらに労力がかかるかもしれません。

 

 

 

◆文書の電子化は外部委託でリスク回避◆

このように、一見すると簡単に思える文書の電子化は、

自社で行うと失敗するリスクが高まってしまいます。

 

「ルールが定まらず、うまく導入できなかった…」

「なかなか社内で文書の電子化が定着しない!」

「思っていた以上に手間とコストがかかった…」

など、自社で対応したことによって後悔しないために、

文書の電子化は弊社にお任せください!

 

弊社では文書の電子化を承っており、

安価で迅速なスキャニングは多くの企業様に好評です。

 

また、プライバシーマークを取得しているので、

書類の機密情報が漏えいする心配はありません。

 

自社で行って失敗してしまう前に、

文書の電子化なら、一度弊社にご相談ください。

 

 

スキャニングサービスについてはこちら

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