どの書類をスキャンすべきかご存知ですか？
こんにちは、鈴木です。
膨大にある紙ベースの書類をデータ化すれば、
コスト削減はもちろん、オフィスの省スペース化や
セキュリティの向上など、多くのメリットが期待できます。
そういった観点から、様々な紙ベースの書類を
電子化して管理されている企業様は少なくないでしょう。
しかし、すべての紙文書をスキャンして
電子化すればよいわけではありません。
では、一体どの書類が電子化に向いているのでしょうか？
今回はスキャンすべき書類の種類をご紹介いたします。
◆下記の書類はスキャンしましょう◆
・契約書
…業務委託契約書、機密保持契約書、基本取引契約書、
代理店契約書、賃貸借契約書、売買契約書、リース契約書など
会社が取り扱う書類の中で、非常に重要な契約書。
紙ベースのままだとセキュリティ面に不安が残るほか、
簡単に契約期間や内容を確認することができません。
その点、契約書などの書類をスキャンして電子化すれば、
管理が容易になるだけでなく、厳重な保管も可能になります。
・カタログ
…製品や商品のカタログ、仕様書、提案書など
膨大な量になりがちな紙媒体のカタログは、
持ち運ぶのも保管場所を確保するのも一苦労です。
そんなカタログもスキャンしてデータ化すれば、
いつでも最新情報が掲載されたものを持ち歩くことができ、
保管場所の確保に困ることもなくなります。
・希少資料
…社内報、人事データ、社史、社内新聞など
こうした書類の原本は、紙媒体だと1部しかないことが
多いため、紛失すれば二度と復元できません。
そんな希少資料こそ、永続的に保存するためにも
スキャンしてデータの状態で管理しておきましょう。
・ISO文書・BCP関連文書
…ISOマニュアル、規定書類、基準書、手順書、要望書など
ISO文書やBCPに関連する書類は、紙ベースのままだと
最新版と旧版が混同してしまう恐れがあります。
そうした書類もスキャンでデータ化しておけば、
常に最新版を管理でき、情報共有も容易になります。
・図面
…製造図面、建築図面、設備図面など
原本とは別にコピーを取ることが多い紙の図面は、
修正の度に原本とコピーに差異が生まれ、
誤発注などのトラブルの元になりかねません。
そのため、電子化による管理をおすすめします。
・手書きの帳票
…注文書、申込用紙、勤怠報告書、問診票、アンケートなど
「膨大な量の中からほしい書類が見つからない…」
「保管するスペースがなくなってきた…」と、
手書きの帳票に関して困った経験はありませんか？
そんな問題もスキャンして電子化すれば解決できます。
・裁判に関する書類
…訴訟関連資料、調査資料、判決書類、裁判記録など
ボリュームのある裁判書類が紙ベースのままだと、
検索性や機密性を保持するのにどうしても限界が生じます。
適切な管理を行うためにも、裁判に関する書類は
スキャンしてデータ化するようにしましょう。
・ミルシート
…鋼材検査証明書、切断証明書など
鋼材の強度・性質・成分が記載されているミルシートは、
取引先に納品する際に必ず添付しなければならないものです。
そんなミルシートもスキャンで電子化しておけば、
管理や配布作業を効率的に進めることができます。
・通関書類
…申告控え、許可証、INVOICE、B/L、Packing Listなど
企業が作成する通関書類の量は、
数万枚から数十万枚にも及ぶと言われています。
量が膨大で管理が煩雑になりがちな通関書類だからこそ、
スキャンでデータ化して利便性を高めましょう。
◆書類のスキャニングはお任せください！◆
上記に掲げた書類の中で、紙媒体のものはありませんか？
ただ、膨大にあるそれらの書類をすべてスキャンするには、
かなりの時間と手間がかかってしまいます。
そういった紙文書のスキャンでお困りのときこそ、
ぜひ弊社のスキャニングサービスをご活用ください！
御社の業務効率化とセキュリティ向上を目指し、
膨大にある書類のスキャンを行います。
ご利用をお考えのお客様はいつでもお問い合わせください。