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紙をスキャンしデータ化するだけで実践できるリスク回避

こんにちは、木村です。

 

突然ですが、2月18日の記事でご紹介した

「スキャン代行でペーパーレス化する3つのメリット」を、

覚えていらっしゃるでしょうか。

 

「その1 執務室などがスッキリ片付く」

「その2 どこでも手軽に閲覧できるようになる」

「その3 資料の持ち運びが楽になる」

 

今回は上記3つのメリットに加え、

さらに、リスクマネジメントという側面から、

紙資料をスキャンしてデータ化するメリットを

ご紹介していきたいと思います。

 

 

◆スキャンで実践できるリスク回避◆

文書のリスクマネジメントの一番の基本は、

消失リスクに備えて「バックアップをとる」ということです。

 

紙と比べてバックアップが容易である、というのも、

文書データ化の大きなメリットの一つです。

 

紙資料の場合、一枚一枚コピーをとるだけでも

たいへんな手間です。そればかりか、

原本とは別に、複製された書類の保管場所を

新たに確保しなくてはなりません。

 

その点、紙資料がデータ化されていれば、

コピーを作成する手間も大幅に短縮されるうえ、

保管場所に頭を悩ませることもありません。

 

さらに、支社や支店のサーバ、クラウドサーバなどといった

原本と離れた場所にバックアップを保存すれば、

災害時にデータが消失する危険性を軽減することが可能です。

 

これは最近注目されているBCPの有効な対策にもなります。

 

<BCPとは?>

不測の緊急事態に遭遇した際、損害を最小限に抑え、

事業の早期復旧を目指す「事業継続計画」のことです。

 

大規模な自然災害やテロ攻撃などに立て続けに見舞われた昨今、

その重要性がクローズアップされています。

 

普段から、紙資料をデータ化してバックアップをとっておくことは、

BCP対策のうえでも、メリットが大きいといえるでしょう。

 

 

◆データ化でコンプライアンス強化◆

また最近、あちこちでよく耳にする言葉に

「コンプライアンス」というものがあります。

これはもともと「法令遵守」という意味で、

企業コンプライアンスとは、

企業活動において社会規範に反することなく、

公正・公平に業務を遂行することをいいます。

 

近年、情報漏洩や法令違反など、

企業への信頼を失わせるニュースが続きました。

そのため、企業コンプライアンスは、

CSR(企業の社会的責任)とともにその重要性が高まっています。

 

一度こうしたトラブルが生じると企業イメージは一気に悪化し、

経営にも深刻な影響を与えます。

情報や資料の取り扱いには細心の注意を払うべきですが、

とはいえ、閲覧権限を一気に引き上げるなど

管理体制をあまり厳重にしすぎると、

日々の業務がスムーズに進まないという弊害が出てきます。

 

こうした点においても、デジタルデータ化により、

強固なセキュリティシステムと、迅速なデータ活用を

フレキシブルに両立させることが可能です。

企業のコンプライアンス強化に大いに役立つことでしょう。

 

文書のスキャナ保存が認められた2005年施行のe-文書法など、

現在、法律面でも整備が進みつつあります。

 

例えば、税務や会計の現場では、

2015年の国税関係書類の保存に関する

スキャナ保存制度の要件緩和によって、

データ化による業務の効率化が大きく期待されています。

 

IT技術の飛躍的な進歩とともに、今後もますます、

ビジネスのデジタル化は、加速していくと思われます。

 

弊社では、これまでに蓄積された膨大な紙資料を

スキャニングにより、スムーズにデジタルデータに

移行するサービスをご提供しております。

 

これを機会に、紙資料をスキャンしデータ化するだけで

実践できるリスク回避を、ぜひ一度ご検討ください。

 

スキャニングサービスについてはこちら