電子化データ導入のデメリットと解決策

こんにちは、木村です。

先日、『電子化データを導入してよかった点』をお伝えしました。
今日は逆に『デメリットと感じる点』と
『その解決策』についてお話しましょう。

『電子化データ導入の際に感じる8のデメリット』

1.パソコンがないと管理できない
パソコンのネットワークを介して
データを管理するケースがほとんどのため
パソコンがないと、まず管理することができません

2.パソコンを使える人がいないと管理できない
また、そのパソコンが使える人がいないと
データの操作ができません。
オフィスにパソコンを所有していない、という企業は
なかなか無いと思いますが
個人事業主や、事業形態によっては
パソコンを必要としていないというケースもごくまれに存在します。

そんな場合は、データの管理・操作を専門業者へ依頼し
データセンターのアクセス権限を業者より付与してもらい
スマートフォンやタブレット端末等から
データにアクセスするという方法もあります。

3.データベースが無い場合、
目的のファイルを探すことが困難になる可能性がある
4.複雑すぎるデータベースを構築した場合、
検索しにくい可能性がある
データベースでの管理に慣れていない場合に
考えられるデメリットです。
これを解決するための方法は、データの使い方をよく計画立てて
データベース構築をすることです。

どういったケースでデータを検索するか、
検索のパターンや、どのような形式のデータを欲しいのか等
日常業務でのシチュエーションを把握して計画することで
デメリットになると懸念していた点が
逆に効率化につながるメリットへと変化します。

5.パソコン自体が故障、あるいは
システムにエラーが発生する恐れがある
6.セキュリティー体制を万全に整える必要がある
「しょせんはパソコン、機械は壊れるであろうし
いつも正常に動くわけではない、エラー等も考えられるだろう」等と
考える方もいると思います。
特にコンピューターに慣れていない方はそう思うこともあるようです。

そこは、セキュリティー体制を整えておくことで
リスク回避することができます。
セキュリティー対策を施すことで、万が一故障した際には
バックアップをとっておくこともできます。

セキュリティー対策には情報漏洩やデータ破損の対策も含まれます。

導入するにあたって、何が不足しているのかを把握して
万全なセキュリティー対策を図りましょう。

7.完全な複製を容易に作ることが可能
メリットとして取り上げた点が逆にデメリットにもなりうるということです。
容易に複製を作ることができ、活用できると前回お話しましたが、
それが逆にネガティブな方向になることも考えられます。

不正アクセスの末に、データコピーされ…等の懸念点が考えられますが
前途でもお伝えしたセキュリティ対策をしっかりと施すことと
ファイルのアクセスに制限をかけることで解決策につながります。

例えば、
経理に関するデータを経理部門以外の社員に閲覧されては困る
こういった場合はデータにパスワードをかける、
データの格納先にアクセスできるメンバーを
制限する等といった対策を行います。

8.長期保存の場合、メディア自体が劣化し
完全に読めなくなる可能性もある
保存先のメディアやサーバー自体の劣化によって
格納したデータが読めなくなるという懸念点です。

これは、保存している環境を
常に最適化することが重要なカギとなります。
使用状況にあわせて容量を追加する、
あるいは機器自体を新しくする等
大事なデータをいつまでも活用するために、
企業が行わなくてはならない活動のひとつです。

なにをするにしてもメリットとデメリットはつきものです。

電子化データを導入する目的と、導入するメリットとして
何を求めるのかを明確にしましょう。
そして考えられる懸念点を洗い出し、
それをクリアするためにまずどんな対策を施すべきか
導入前にしっかりと確認しましょう。

導入前の計画をしっかりと立てることで
電子化データ導入の活用につながります。