電子化データを導入してよかった12のこと

こんにちは、木村です。

データの電子化によって業務効率化や改善、
リスク対応など様々なメリットがありますが
今日は具体的なメリットについてお話しましょう。

『電子化データを導入してよかった点』

1.膨大な情報を迅速にしかも的確に検索することができる
膨大な量の資料をひっくり返しては、探す作業
一昔前はこんなことも日常茶飯事だったでしょう。
しかし、電子化することによって
そんな面倒な作業が省かれます。
探したい資料の名前やキーワードで検索すれば
必要としているデータが的確に検索結果として出てきます。

2.ファイルや棚などの保管スペースの削減につながる
保管スペースを確保しなくて済むことで、オフィス内の環境や
レイアウトにも自由が生まれるでしょう。

3.紛失や破損が発生しても複製をバックアップしておけば安心
万が一データを紛失したり、主にデータを使用している
コンピューターが破損した場合でも
複製をバックアップデータとして置いておくと
何か起こった場合でも慌てずに対処できます。

4.データの劣化がない
紙であれば時が経つとともに色褪せたり
印刷した文字が薄くなることも考えられましたが、
電子化データにはそういった劣化する恐れはまずありません。

5.データの複製、バックアップが容易にできる
紙データのように、コピー機等で複写するのは
意外と時間がかかります。
データの複製であれば、作業をしながらでも進められるので
時間も手間もかからずスムーズに
バックアップデータを取ることができます。

6.個人が管理している情報を共有できる
データの格納場所を共有していれば、
他の人とも情報を共有することができます。

7.担当者不在の場合でも、別の人が業務を処理できる
たとえば、担当者が不在の場合でもデータを共有さえしていれば
別の人がデータにアクセスして見たり使うこともできます。
セキュリティ上の問題があるという企業は、
各々にアクセス権限を制限する等の
手段を取ると、より安全に社内でデータ共有ができるでしょう。

8.遠隔地へデータを転送できる
インターネットにつながっていれば、
世界中どこでも転送することが可能です。

9.人的災害や自然災害のリスク回避が容易
万が一の災害時でも、大事な資料・書類を
紛失する恐れがありません。

10.紙を使わない為、環境にやさしい
環境問題に敏感な現代だからこそ、エコを意識した活動として
データの電子化に取り組む企業も少なくないです。

11.紙を使わない分、コスト削減につながる
コピー用紙やインク、トナー代の削減にもつながります。
ファイリングに使用するファイル等の事務用品の
購入コストの削減にもつながるでしょう。

12.セキュリティ対策を容易に整えることができる
電子化を導入することでリスクに感じる情報の漏洩や紛失は、
コンピューターやネットワークに
セキュリティ対策をきちんと整えることで容易に対策することが可能です。

よく聞くメリットとしては、これらのご意見が非常に多いです。

逆にデメリットと感じる点もいくつか存在しますが
その点と対策法については、また別の機会にお話しましょう。