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2016年6月 のアーカイブ

保存義務のある文書を電子化する際の注意点

 

こんにちは、鈴木です。

 

毎日の暮らしや事業活動にIT技術が広く浸透している現在、

日本の企業においては、「紙文書中心の業務」から

「電子文書中心の業務」への移行が着実に進んでいます。

 

こうした流れを受け、2005年には「e-文書法」が施行され、

それまで法令等で“紙での保存が義務”だった文書も、

“電子化による保存”が認められるようになりました。

 

とはいえ、これまで法令等の関係で「紙で保存してきた文書」を

スキャニングなどで電子化して保存・運用していくためには、

法令等で定められた「要件」を満たさなければなりません。

 

いわゆる“保存義務のある文書”の電子化に際しては、

まず各府省が定めている要件を把握しておくことが必要です。

ここでは、文書の電子化を検討しているご担当者様に向けて、

保存義務のある文書を電子化する際の注意点をご紹介します。

 
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アンケートの回答率を上げるための秘訣とは?

 

こんにちは、久保です。

 

商品やサービスの満足度をはじめ、

市場の動向、ニーズの変化を把握する手段として、

多くの企業・店舗が行っているアンケート調査ですが、

「なかなか思ったように回答率が上がらない」などと

お悩みのご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

また、仮に回答が多く集まったとしても、

「その他」の選択肢を選ぶ人や、

自由記入欄に何も書いてくれない人が多いと、

その集計結果から具体的な内容が把握できず、

せっかくの調査が無駄に終わってしまう可能性があります。

 

「毎回、アンケートの回答率が低い」

「アンケートを集計しても、いまいち傾向がつかめない」

といった場合、もしかしたら…

アンケートの設問に問題があるのかもしれません。

 

ここでは、アンケートの成果でお悩みのご担当者様に向けて、

「回答率が上がる設問の作り方」をご紹介いたします。

 
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総務部の方は必見!顧客リストの作成は外部委託しましょう。

こんにちは、久保です。

 

6月も終わりに近づき、特に総務部の皆様は

忙しい時期に入ったのではないでしょうか?

 

お中元や暑中見舞いの準備、新卒の採用活動、

賞与の支払い、福利厚生施設の夏季利用の調整など、

そのほかにも数多くあるタスクを、

通常業務と並行して行わなければなりません。

 

その中でも、お中元や暑中見舞いを発送するには、

顧客リストを作成・整理する必要があります。

 

ただ、顧客リストは手書きで作成するにも一苦労。

記入するのに時間がかかる上に、

記載ミスがあればトラブルに発展しかねません。

 

そんなときに有効的なのが、

顧客リストの作成を外部委託する方法です。

 

今回は、顧客リストの作成を外部委託することによって

得られるメリットをご紹介させていただきます。

 
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データ化した紙文書は、データベースで管理しましょう

こんにちは、鈴木です。

 

紙文書のデータ化に取り組んだご担当者様の中には、

「データ化で棚はすっきりしたけど、情報が探しづらくなった」

「情報の格納先について、社員から聞かれることが増えた」

などとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

せっかく手間暇をかけてデータ化した情報も、

どこにあるのかわからなければ、活用することはできません。

また、閲覧したいデータの格納先がわかっても、

「データを開いてみないと内容がわからない」という場合、

必要な情報を探し出すために時間がかかってしまいます。

 

こうした問題を解決する方法としてオススメなのが、

データ化した紙文書をデータベースで管理すること。

情報が検索しやすく、管理しやすいデータベースを構築できれば、

情報を探す時間が短縮され、業務効率も飛躍的に高まるでしょう。

 

ここでは、データベースでの管理を始める前に押さえておきたい

「紙文書データ化のポイント」をご紹介いたします。

 
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