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2016年1月 のアーカイブ

名刺データ化をエクセルで行う場合の注意点

みなさん、こんにちは。木村です。

 

本日は、名刺データをエクセル管理する場合の
注意点についてお話したいと思います。

 

お取引先様やお客様の名刺は、重要な情報であり大切な財産であるため、
しっかり管理し、活用しやすい状態にしておく必要があります。

 

そのため、名刺データ化に着手している企業も多いのではないでしょうか。

 

「他に良い方法があるのでは?」と考えつつも、
慣れている・手っ取り早い、といった理由で、
エクセルに1件ずつ名刺情報を入力している企業も多いようです。
しかし、エクセル手入力では、作業に時間を割かれますし、
誤入力などが起こる場合もあります。
また、100枚の名刺を1人で手入力すると、
速くても2時間半かかるというデータもあります。

 

名刺のエクセル管理は、
初期コストは低くても、作業負担が大きいため長続きしないことがほとんどです。

 

そこで注目したいのが、

名刺データ化を代行してくれる専門業者の存在です。

 

データ化の作業は外注先にお任せし、
使いやすく整理された名刺データをフルに活用して
積極的に業務へ役立てみてはいかがしょうか。

 

業務効率アップに是非ご検討ください。

名刺データ入力サービスについてはこちら

 

 

データ入力を正社員に行わせるのはもったいない

こんにちは、久保です。

 

日々の業務の中で、
データなどの入力作業にはどれくらいの時間と手間をかけていますか?

 

もっと効率的に仕事をしたいのに、
データ入力に時間と人手を割かれてしまって、
なかなか計画通りに業務が進まない……。

 

そうしたことでお悩みの方が多いのではないでしょうか?

 

活字を入力する作業はミスができないので集中力が必要ですし、
もし、データ入力の作業まで正社員が業務時間を割いて
(または残業をして)行っているとすれば、
人件費や業務効率などデータ入力にかかっているコストや損失は
意外と大きいものです。

 

そこで、データ入力は専門業者へ外注し、
入力作業のプロに任せるという方法があります。

 

専門業者に一任すれば、
他の急な案件によって後回しにして提出期日に追われたり、
時間に追われ正確さなど精度の面が劣ることもありません。

 

また、正社員が営業や企画立案などの生産性の高い活動に専念でき、
あるいは入力の時間の分、早く帰宅して休養を摂る時間を作れるため、
会社全体の生産性も向上します。

 

意外と知られていませんが、データ入力を外注化することには、
思った以上に多くのメリットがあります。ぜひ、お試しください。

データ入力サービスについてはこちら

 

 

お客様アンケート実施のプロセスとメリット

こんにちは、木村です。

 
今日は、お客様アンケート実施のプロセスと
メリットについて考えてみましょう。

 
お客様アンケートの真意は、

 
「現時点での顧客の満足度を調査し、
その結果に基づいて
これから顧客満足度をより高めるための施策につなげる」

 
ことにあると言えるでしょう。

 
漫然とアンケートを行うのではなく、
実施プロセスの段階で
「得た結果をふまえどう動くか」を考えることが
非常に大切になります。

 
・目的を定める
(結果から何を知りたいのか)
・アンケート形式を決める
(Webか紙か、選択式か記述式か)
・集計結果の活用法
(内部資料とするか、公表するかなど)

 
最低限でもこの3つは
事前に明確にしておきましょう。

 
お客様アンケートの場合は
顧客属性によるリスト化などで
データの説得力が増すため、
設問内である程度の顧客情報は得ておきましょう。

 
とはいえ、お客様アンケートは
単に顧客管理のためにだけに行うのではありません。

 
時代や情勢によって移り変わる
顧客の満足度やニーズを、
その都度把握できるというメリットがあるのです。

 
Webを活用すれば、短期間で広範囲の調査ができ
結果のデータ化もスムーズに行えます。

 
顧客満足度を常に把握し、向上をめざすなら
アンケートの定期的な実施と回収は
大きな意味を持つことでしょう。

 

 

アンケート入力・集計サービスについてはこちら

 

 

企業のニーズにコミットする業務委託

こんにちは、久保です。

 
業務効率化のため、書類のデータ化について
検討している企業も多いのではないでしょうか。

 
しかし、自社で行うとなると
業務量が増し負担につながるため、
外部委託を考える場合もあると思います。

 

 

今日は、そういった
業務委託(アウトソーシング)についてお話します。

 
「外注 = コスト削減」と考えがちですが、
業務委託は単なる外注化とは異なる面もあります。

 
単純に「外注」というと
「作業ができる人に、代わりに
業務を行ってもらうだけ」という
意味合いが強くなります。

 
一方、「業務委託(アウトソーシング)」の場合、
単なる効率化のみならず、
「特定の業務のプロに仕事をお任せする」という
意味が加わると考えてよいでしょう。

 
限られたコストの有効活用を考えるなら
安さや業者の知名度だけで選ぶのではなく、
『どんな業務をどれだけのスピードと
クオリティで提供してほしいか』
といったことを明確にした上で、
委託先を選ぶことが大切になります。

 
また、外部に業務を任せるのですから、
情報の取扱いや、やりとりに伴う
安全性なども重視しなければなりません。

 
事故を未然に防げることはもちろん、
万一トラブルがあったとき、
影響が拡大する前に対応できる
善処策を持っていることも重要です。

 
安さや速さにとらわれず、
企業のニーズを事前段階でしっかりと相談でき、
詳細に応じてくれる委託先を検討するとよいでしょう。

 
業務委託、アウトソーシング事業についてはこちら

 

 

 

 

 

 

webアンケートの実施と集計、分析のノウハウ

こんにちは、齋藤です。

 

 

オンライン上で調査・回収とデータ化を完結でき、
集計や分析も容易になるのがWebアンケートです。
webアンケートでは
複雑な設問への対応が容易であり、
対象者も観覧に回答できることが利点となります。
アンケート回収後の集計方法は主に
・単純集計
(各質問の回答者数と比率だけを計算したもの)
・クロス集計
(各質問の回答数と比率を属性別に分類したもの)
の2種類があります。
単純集計はアンケート全体の傾向を読み取りやすく
クロス集計は世代や居住地など、
回答者の各属性に応じた回答傾向を
把握できるという特徴をもっています。
Excelなどの表集計ツールや
Accessなどのデータベース管理ツールで
これらの集計や分析作業が楽になりましたが、
社内に各ツールの運用に長けた人が必ずいるかというと、
けっしてそうとは限らない場合もありますよね。
社内での運用担当者が見つからず
なかなか実施に踏み切れない場合は、
これらの集計や分析の作業を専門で行う業者や
サービスの利用を一考する余地もあるでしょう。
四苦八苦して行ってきたアンケート業務も
Web上の実施でぐっと作業効率が向上し、
素早いデータ化で社内での活用範囲も広がるはずです。
まだWebアンケートを実施されていないという
企業担当者の方は、ぜひこの機会に
導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
アンケート入力・集計サービスについてはこちら

 

 

膨大な量のデータ入力・処理を効率化する方法

みなさん、こんにちは。
木村です。
業務の中で得た情報をデータ化することには
省資源化や、データの共有による
提案・連携のスピード化などのメリットがあります。
とは言っても、これまで長い間
手書きで管理してきた膨大な量の資料があり、
それらをデータ入力することでデータ化を考えた場合、
時間や労力においてはそれ相応の負担がかかります。
事務作業の負担を減らし、
多くの情報を効率的にデータ化するには、
いくつか方法があります。
・専用システムの導入
・データベース処理高速化ツールの導入
・業務委託による処理代行
これらが主に挙げられます。
アンケートや応募ハガキを活用していれば、
手書きの情報を常時取り扱うことに
不安も感じるはずです。
FAXなどで受注業務を行っている場合も同様でしょう。

 

 

受注書をリアルタイムで受け取る場合に
自動振り分けにするなど、
具体的な効率化が必要であれば
専用システムを常駐稼動させることが
必要かもしれません。
アンケートや応募ハガキなど、
手書き情報の入力やデータ化が
定期的に必要な場合であれば、業務委託により
比較的容易に事務作業などの業務負担を軽減できます。
専用システムやツールなどの導入は
少し敷居が高いとお考えであっても、
データ入力・処理の業務代行なら
利用してみたいという場合もあるでしょう。
ニーズに合わせて、事務作業の
効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
データ入力サービスについてはこちら

 

 

 

 

今後のやりとりを円滑にする名刺情報管理

こんにちは、久保です。

 

今日は名刺のデータ化と
その管理のメリットについて
お話したいと思います。

 

ビジネスに欠かせない名刺。
これはとても大切な財産です。

 

しかし、数が増えれば
物理的に管理することにも限界があるでしょう。

 

そこで提案したいのが、
名刺をデータ化することです。

 

データ化することの最大のメリットは
担当者ごとに持っていた名刺情報を
組織全体でまとめて共有できる点です。

 

また、その時にほしい情報への
アクセススピードが格段に上がることや、
取引会社の所在地や業種などの
要素ごとにリスト化して、
まとめたデータをワンクリックで
抽出できるなどの利点もあります。

 

取引会社と連絡をとりやすいことはもちろん
組織内での情報共有により、
ビジネスの取組みや戦略の提案なども
広く、速く行えるようになります。

 

名刺データ化は、業務の効率化にとどまらず
ビジネスチャンスの積極的創出にもつながります。

 

また、セキュリティ管理によって、
データ内に含まれる多くの個人情報の保護にも対応できます。

 

現代では、
さまざまな情報のデータ化がすすめられていますが、
すべてを1度に新しくするのは
難しいと考えている方も多いでしょう。

 

そこでまずは、身近にある名刺を
データ化することから
始めてみてはいかがでしょうか。

 

データ管理の第一歩として、
便利さを体感するためにも
非常におすすめです。

 

名刺データ入力サービスについてはこちら

 

 

アンケートの集計結果をフル活用するためには

こんにちは、齋藤です!

 

せっかく集めたアンケートの結果は、
無駄にすることなくしっかり有効活用したいものですよね。

 

データ化して分析が済んだら終わりではなく、
得た結果をリアルにフィードバックされてからこそが
アンケート活用といえるでしょう。

 

そのためには、アンケート作成の段階から
対象者が回答しやすい形式や語句での設問が大切です。

 

・質問は短い語句とし、少数の選択制にする
・質問内容はできるだけ具体的にする
・短時間で回答できるよう、質問数は絞る
・Webなどを活用し、回答の機会を限定しない
・回答例などサンプルを付記する

 

これらの点をしっかりとおさえれば、
実施者も対象者も利用しやすく、
結果のフル活用につながるアンケートが
作成できるのではないでしょうか。

 

また、アンケート結果の公平性は
回収率に左右されるといわれており、
アンケートにおいて回収率を高めることはとても重要です。

 

得た回答をどのように使用するかを明記することが
個人情報を扱う以上は義務づけられています。

 

明記する際は、具体的に載せると
説得力が増し、回答の意義を訴求できます。

 

また回収後の集計方法やグラフ化も、
アンケートの種別や方式に合うものにしましょう。

 

「回答者に回答しやすくする配慮」
「アンケート集計・分析結果は見やすくまとめる」
この2点で平易さと精度の両立がはかれ、
アンケート結果を正確にすることができ、
かつ効果的に実体化することができます。

 

ぜひ、参考にしてみてください。

アンケート入力・集計サービスについてはこちら

 

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