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2015年12月 のアーカイブ

紙のデータ化~かさばる伝票類をスマートに保存

こんにちは、木村です。

 

伝票や書類などの社内文書を
保管するスペースに困っていませんか?

 

ペーパーレスが提案されて久しいですが、
そこまで手が回らず
膨大な文書を紙で管理しているという会社も
多いのではないでしょうか?

 

文書がスペースを圧迫し、
業務に支障が出る前には対策をしたいですよね。

 

紙の文書をデータ化するメリットは、
省スペースだけではありません。

 

紙のデータ化によるメリットを挙げてみましょう。

 

・コンパクトに保管できる
・省資源
・社内外とのやりとりが容易
・バックアップで破損や紛失のリスクが低くなる
・データの送付が速く簡単
・条件検索や抽出が容易
・担当者不在でも取り扱いやすい
・セキュリティ管理で第三者の閲覧を防止できる

 

主なものだけでも、これだけ挙げられます。

 

ただ、紙よりデータが100%有利かといえば、
けっしてそうとも言い切れません。

 

紙媒体には、主に以下のような優位点があります。

 

・パソコンなどがなくても使える
・完全な複製を作れない
・システムトラブルの影響を受けない

 

これらをふまえて、
紙保管が望ましい文書以外は
データ化することも一案でしょう。

 

また、専門業者をうまく活用して
データ化を委託するという方法もあります。

 

通常業務に支障をきたさずに、
スペースセービングと
業務の効率化をはかることができます。

 

こうした方法も考えつつ、
紙のデータ化を進めていきましょう。

 

各種データ入力サービスについては → こちら

 

 

 

年末年始休暇のお知らせ

日頃より弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。
年末年始休暇のお知らせを致します。
12/29〈火〉~1/3〈日〉
宜しくお願い致します。

ビジネスに欠かせない名簿データの管理

こんにちは、久保です。

 

ビジネスシーンにおいて、
名簿の管理・活用は必須事項といえます。

 

顧客や従業員の名簿はもちろん、
取引会社などの企業名簿や
会社が所属する団体などの会員名簿など、
業務上で名簿を扱う機会は数多くあるものです。

 

名簿の管理を紙の帳面で行う場合、
分量が多くなってくると
必要な詳細情報を探すのに苦労するようになってきます。

 

管理担当者が不在の時には
簡単には利用できないなど、
書面ゆえの困り事もあるでしょう。

 

名簿のデータ化で、紙では困難な
データの共有化やバックアップによる
紛失・破損リスクの低減が図れます。

 

また、データベース形式で保管することで
情報ごとの分類による
絞り込みやリスト化も簡便に行えます。

 

たとえば、顧客名簿から特定条件で
対象を選定してDMを送るときも、
データベース機能を活用すれば
対象顧客の抽出がすぐにできます。

 

高度なセキュリティ対策により、
第三者による閲覧や持ち出し、
許可なき複製なども防止できます。

 

Accessなどデータベース専用のツールもありますが、
社内でのデータ化は業務量的に困難な場合もあるでしょう。

 

専門で請け負ってくれる
外部の業者へ委託するという方法もあります。

 

いつもどおり通常業務を行いながら、
安全でクオリティの高い名簿データの運用を開始できます。
ぜひこの機会に検討されてみてはいかがでしょうか。

 

名簿データ入力サービスについては → こちら

 

アンケート回答をスムーズに集計、分析するには?

こんにちは、齋藤です。

 

アンケートを実施した場合は、
その回答を集計・分析しなければ
実施した意味がありません。

 

しかし、多くのアンケート用紙を集計することは
当然、多くの時間を要する作業となります。

 

また、正しい方法を選ばなければ
誤った分析の結果が表れてしまうこともあります。

 

スムーズに、そして正確に分析するためには、
「データ化の方法」にこだわることが大切です。

 

データ化する際の項目の作り方や、
グラフの選び方などによって、
作業の効率は大きく変わってきます。

 

そのため、アンケートを実施する前の段階から
回答をデータ化する際の項目や、
使用するグラフについて考えておきましょう。

 

項目・グラフを決めておけば、
実施するアンケートの内容も自然に決まります。

 

また、アンケート自体の
「レイアウト」にこだわることも大切なポイントです。

 

回答者にとって見やすいことはもちろん、
集計者や分析者にとっても
見やすいレイアウトにこだわるようにしましょう。

 

例えば、

 

・重要な項目を大きな字(色つきの字)で記載する
・文字を詰め込みすぎない
・チェックや「○×」など、
回答をすぐに把握できる内容にする

 

などの工夫をすれば、
集計・分析の効率化につながります。

 

 

アンケート入力・集計サービスについては → こちら

 

 

社内データを情報共有する理由とは

こんにちは、木村です。

 

業績や顧客のアンケート結果など、
企業にはさまざまなデータが存在しています。

 

手書きや原稿等の書類として
データを管理している企業も
今現在でも十分存在しておりますが、
パソコンなどを使ってデジタルデータに加工し
情報共有できる形にしておくと、
さまざまなメリットが生じます。

 

まずは、「人的ミスの防止」です。
データを手書きで記録すると、
誤記などの人的ミスが生じやすくなります。

 

一方、パソコンなどを使用してデータ入力すると、
変換機能や計算式の活用によって、
人的ミスをある程度防ぐことができるでしょう。

 

管理がしやすくなる」という点も、
大きなメリットと言えるでしょう。

 

データを保管する際には、書類のように
スペースを取ることがありませんし、
検索機能などを活用すれば
参照したいデータをすぐに見つけられます。

 

また、「データの一部を抜出して、
新しい資料を作りたい」などの
過去に作成したデータを加工したいという場面も
ビジネスの現場では非常に多いでしょう。

 

そんなときは、パソコンなどでデータ化しておけば
該当するデータやテキストの抜出しを
簡単に行うことができます。

 

このように、
社内データを情報共有できる形にしておくと、
企業全体の業務効率化につながります。

 
 
データ入力・テキスト入力サービスについては → こちら

 
 

ビジネスチャンスにつなげる応募ハガキの集め方

こんにちは、久保です。

 

 

お客様へのプレゼントなどのキャンペーンや
先行予約などで活用される応募ハガキ。

 

 

この応募ハガキが企業にとって
どれだけのビジネスチャンスにつながることか
皆さまはご存じでしょうか?

 

 

応募ハガキには、主に

 

 

・氏名や住所、性別
・アンケートの回答

 

 

などを応募者に記入してもらいます。

 

 

記載できる欄があれば、

 

 

・年齢、職業
・フリーで記載できるご意見、コメント欄

 

 

などもあると、後々のマーケティング活動に
非常に有益な材料となることでしょう。

 

 

特に、アンケート回答者の情報は
消費者の傾向をつかむことに役立ちます。

 

 

情報をデータ化して管理しておけば
将来的にリストアップして
広告を送るといったこともできるでしょう。

 

 

ただし、ビジネスチャンスにつなげるためには
応募ハガキの集計やその後の活用方法について
しっかりと方向性を固める必要があります。

 

 

消費者のどのような情報を集めて
将来的にどう活用していきたいのか、
また、どのような方法で結果を集計して
データ化するのか…などによって、
応募ハガキのレイアウトや、
集め方を考えなければいけません。

 

 

また、可能な限り情報を収集できるように、
見やすくて応募者が記入しやすい
レイアウト・デザインを目指すことも、
重要なポイントと言えるでしょう。

 

 

このように、応募ハガキの目的は
ただただ応募者の数を
募ることだけではありません。

 

 

集めたユーザーのデータを集計・分析すること、
そして、そのデータを
有効活用するということを踏まえた上で、
慎重に応募ハガキの内容を決めていきましょう。

 
 
応募ハガキ入力サービスについては → こちら

 
 

名刺データ活用の先にあるものとは

こんにちは、齋藤です。

 

ビジネスの現場では
さまざまなタイミングで名刺交換が行われています。

 

ご存知のように、名刺には

 

・氏名
・会社名
・所属部署名
・役職
・連絡先
・所在地

 

などの情報が記載されています。

 

これらの情報は単なる自己紹介として
記載されているわけではありません。

 

担当者の氏名や会社名などを知ってもらい、
その後のビジネスチャンスにつなげるための
いわば「広告」のような役割も担っているのです。

 

また、受け取った名刺データを管理しておくと
さまざまなタイミングで役立ちます。

 

例えば、

 

・年賀状やお歳暮などをおくるとき
・特定の商品やサービスを利用したいとき
・特定の企業に向けて、営業をしたいとき
・顧客管理を行いたいとき

 

などに名刺データを活用すれば、
作業の効率化につながるでしょう。

 

そのため、受け取った名刺に関しては、
データ化しておくことが望ましいと言えます。

 

さらに、何らかの発送物を送るときのために
発送先リストのようなリスト化をしておけば、
さらに作業の効率は高まります。

 

このように、名刺のデータは
さまざまな場で活用できるため
しっかりと管理することを意識してみましょう。

 
 
名刺データ入力サービスについては → こちら

 
 

ビジネスに活用できる名簿データのススメ

こんにちは、木村です。

 

皆さまの会社では、顧客や取引先の情報を
どのように管理していますか?

 

手書きで書類にまとめる方法や
名刺をまとめておく方法など、
管理の方法は会社によってそれぞれです。

 

きちんと情報を管理できれば、
どのような方法を選んでも
基本的に問題はありません。

 

ただし、「業務の効率化を図りたい」
「ビジネスチャンスを増やしたい」
などと感じている場合には、
情報を「名簿データ」として
管理する方法をぜひ考えてみましょう。

 

顧客や取引先の情報でリストを作り、
名簿データとして管理しておけば
情報の変更や更新、管理をスムーズに行えます。

 

また、テレマーケティングや
ダイレクトメールの発送といった、
ダイレクトマーケティングのアプローチに
活用することができるという点も
名簿データを所有する大きなメリットでしょう。

 

住所や年齢、性別など、特定の要素から
データを抽出できるため、
ターゲットへの情報発信がスムーズになります。

 

例えば、特定の年齢層に向けたサービスの宣伝、
キャンペーンのお知らせなども
ターゲットリストの作成から配信まで
非常に効率的に実行することが可能になります。

 
 
名簿入力サービスについては → こちら

 
 

アンケート回答者データの集計とその見せ方とは

こんにちは、久保です。

 

実施したアンケートを有効活用するためには、

1.回答結果を集計(データ化)する
2.データ化したものを分析する

以上の2つの工程が必要不可欠となります。

 

集計に関しては、主に

「単純集計」「クロス集計」の2つの方法があります。

 

前者は各項目をデータ化する方法、
後者は複数の項目をデータ化する方法を指します。

 

性別や年代別など
ある属性の特徴をつかみたい時には、
クロス集計の方が効果的です。

 

グラフを用いてデータ化を行う場合には、
グラフの種類にも注意する必要があります。

 

データで主に使用されるグラフとしては
「円グラフ」「帯グラフ」「折れ線グラフ」
「棒グラフ」などが挙げられます。

 

集計方法や参照するデータの数によって、
使用するべきグラフの種類は異なるため、注意しておきましょう。

 

集計方法・データ数ごとに適している
グラフの種類をご紹介します。

 

○単純集計
単一のデータ…円グラフ・帯グラフ
複数のデータ…折れ線グラフ・棒グラフ

 

○クロス集計
単一のデータ…帯グラフ
複数のデータ…折れ線グラフ・棒グラフ

 

適したグラフを用いてデータ化すれば
報告書にまとめたときに見やすく、
報告事項により説得力が増すでしょう。

 
 
アンケート入力・集計サービスについては → こちら

 
 

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