新着情報

Information

2015年11月 のアーカイブ

さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、齋藤です。

 

現代では顧客や従業員などの情報や
ビジネスに使われるさまざまな情報を
テキストデータに変換して管理している企業も
多く見られるようになりました。

 

では、なぜ手書きの書類ではなく、
テキストデータとして管理する企業が
増えたのかをご存じでしょうか?

 

人的ミスの防止も重要な理由ですが、
テキストデータの大きなメリットは
「管理がしやすいこと」にあります。

 

テキストデータとしてまとめておけば、
USBメモリなどの記録メディアや
パソコンに情報を統合できるため、
大量の書類やファイルのように
保管スペースが必要になることはありません。

 

データのバックアップを取ることも簡単なため、
紛失防止にもつながるでしょう。

 

情報の変更や追加、参照などがスムーズにできる点も
テキストデータのメリットと言えます。

 

情報をテキストデータ化しておけば
事務や経理など、さまざまな業務の効率がアップします。

 

さらに、データベースの活用や
検索機能・計算機能などを活用すれば、
業務の正確性や生産性も高まるでしょう。

 

また、テキストデータは
社内全体で共有しやすい形であり、
情報の持ち運びにも便利です。

 

このようにテキストデータには
さまざまなメリットがあります。

 

御社のビジネスをさらに加速させるためにも
情報のデータ化について考えてみてはいかがでしょうか。

 

年賀状、お歳暮等の準備は進んでいますか?

こんにちは、木村です。

 

多くの方々への年賀状やお歳暮を準備する場合、
さまざまな作業をこなす必要があります。

 

法人の場合は、お取引先にお送りする年賀状でも
ひとつの企業に複数のご担当者がいたり、
いくつかの部署でそれぞれ接点があるなど
単一の住所でも複数の宛名を用意することも多いかと思います。

 

具体的な作業としては、

 

・名簿入力
・宛名の確認
・年賀状などに(宛名)印刷をする
・お歳暮などに(宛名)ラベルを貼る

 

などが挙げられるでしょう。

 

また、送り忘れ・送り間違いを防ぐために、
既存のリストからリストアップする作業も必要になってきます。

 

難しい作業ではありませんが、
すべての作業をこなすとなると、
届け先の数によっては1日で終わらないこともあります。

 

また、ひとつひとつを手作業でこなすと、
人間ですからミスが発生してしまうこともあるでしょう。

 

そのため、年賀状・お歳暮などの準備は、
早いうちに始めることが大切です。

 

また、パソコンなどを用いて
データを「デジタル化」すると、
データの管理や変更が容易になります。

 

名簿の入力から準備をする場合には
入力代行サービスを活用することも
非常に効果的な方法です。

 

このようなサービスでは、
名刺や伝票などの紙媒体から情報をデータ化し
リストに仕上げてくれます。

 

また、宛名印刷やラベリング、封入・梱包・仕分け、
発送まで代行してくれる業者も中にはあります。

 

作業を外部に発注をする際には、
どこまでの作業を代行して欲しいかを
明確にしたうえで、業者を選ぶとより良いでしょう。

 

 

お客様アンケート実施に必要な計画

こんにちは、久保です。

 

自社製品・サービスのウィークポイントの発見や
新たな事業戦略の立案を目的として、
アンケートの実施を計画する企業は多いでしょう。

 

実際に顧客の声を知ることは、
企業にとって大きなメリットがあります。

 

実際にはお客様から直接、製品・サービスについての
意見や感想を聞く機会はなかなか無いでしょう。
そこで、企業はお客様アンケートを実施することが多いです。

 

しかしお客様アンケートは、ただ情報を収集して
眺めているだけでは意味がありません。

 

まずは集めた回答をデータ化します。

 

お客様アンケートは店頭で配布したり、
郵送等で集める紙媒体を使うケースと
WEB上で回答を集めるケースがほとんどと思いますが
どちらにしても、回答を集計する必要があります。

 

紙媒体で回答を集めた場合は
デジタルデータに起こす作業も必要になります。

 

なぜデータ化する必要があるのかというと
集計結果を分析する際に必ず必要になるからです。

 

お客様の声を分析することでこそ、
よりビジネスに利活用できるのです。

 

自社の製品・サービスがお客様のニーズに応えられていないという
結果であれば、今後、収益が収縮してしまうかもしれません。

 

また、お客様の要望を採用することで
さらに収益を拡大する可能性もあります。

 

お客様アンケートを分析することで、リスクの回避や
売上拡大につながることもあります。

 

アンケートの実施計画の際は、
集めた回答をどう活用するかまで
明確に考えて計画を進めましょう。

 

データ入力作業の依頼時におさえておきたいポイント

こんにちは、齋藤です。

 

データ入力をはじめとした作業を、
外部サービスに依頼する場合には
不安やわからないことがつきまとうと思います。

 

そこで本日は、外部委託業者を利用する際に
注意すべきいくつかのポイントをお教えします。

 

1.価格
余計なコストを支払わないためにも、
抑えておきたいポイントとなります。

 

各作業の相場というのは存在しますが
作業内容や納品形式によって価格帯は異なります。

 

なので、ここで重要になるのは
作業に関する概要や納品形式を
詳しくまとめておくことです。

 

これによって、正しい費用感で
業者に見積もってもらうことができます。

 
2.納期
これも作業内容やボリュームによりけりではありますが
どうしても譲れない納品期日があれば、
そこは正直に伝えましょう。

 

ここで無理にでもスケジュールを組もうとする場合には
念押しして確認することも重要になります。

 

無理に組まれたスケジュールでは
後々で納品に遅れが出る可能性もあります。

 

また、急ぎでなければ価格を優先しながら
スケジュールを提示してもらうのもひとつの方法です。

 
3.正確性
データ入力は料金が安かったり、
納品が早ければ良いというわけではありません。

 

入力データが誤っていれば、
納品物は実際に活用することができません。

 

その業者のデータ入力の精度を確認するには
入力体制や過去の実績を知ることが大事です。

 

どんな体制のもとで作業を行われるのかや、
過去にどんな作業を行っているかなど
業者の事業紹介ホームページに記載されていることも多いです。

事前のチェックもしっかりと行いましょう。

 

また、納品物のサンプルを用意している業者もあります。
もし可能なら、そういったものからも
確認しておくとより安心でしょう。
これらのポイントをおさえながら、希望にあわせた
データ入力を行ってくれる専門業者を探しましょう。

 

賢く名刺情報をデータ化する方法

こんにちは、木村です。

 

企業では、日々さまざまなデータを扱っています。
その中でもビジネスの現場で増えていく情報といえば
挨拶の場で交換する名刺ではないでしょうか。

 

名刺情報は、データ化することで
情報の整理ができます。

 

さまざまなもののデジタル化が進む現代では
交換した名刺の情報をデジタル端末に移すことで
より活用することが可能となります。

 

昔では、名刺をファイリングした
分厚いファイルを1枚1枚めくりながら
相手の情報を探すのがあたりまえでしたが、
現代では名刺の情報を電話帳データなどに移し替えて
そのまま電話発信することもできます。

 

便利な世の中になりました。

 

ただ、その便利なツールを使うためにも
名刺情報をデータ化する必要があります。

 

それも膨大な数の名刺情報を
ひとつひとつ、手入力をするとなった場合は
相当な集中力と、作業工数が必要となります。

 

入力作業を自社内で行うと、
社員の貴重な時間を割かざるを得ませんし、
その分他の業務タスクが滞ってしまいます。

 

そんなときに、効率的に
外部業者へアウトソースする企業も
昨今はとても増えております。

 

特にこれからの季節は、
お歳暮や年賀状を発送する際に
名刺の整理を行い、お取引先を確認して
年の暮れや年始の挨拶の準備を進めます。

 

早めに申し込むと割引をしてくれるサービスも
業者によっては対応してくれますので
早めに動かれることをお勧めします。

 

賢く外部業者を活用して、
年末年始の準備に取り掛かりましょう。

 

 

さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、久保です。

 

ビジネスの現場では、ペーパーレスが進んでいる現代でも、
各種データを紙で出す風習が根強く残っています。

 

やはり紙で出す方が明確に内容を見せることができるため
特に商談や打ち合わせなどの場では
紙での資料を出すことが多いでしょう。

 

また、契約や受発注に関しても、電子化が進んでいますが
履歴を残すためにも紙でプリントアウトして
保管している企業もあるかと思います。

 

紙ベースで書類を出すことで、
スムーズに業務が行えるのはあたりまえですが
では、その紙ベースの書類を
効率的に残すにはどうしたら良いでしょうか。

 

この紙データは、企業にとって貴重な情報といえるでしょう。
だからこそそのまま保管するのではなく、
電子化することによってさまざまなメリットが得られます。

 

・保管スペースのスマート化
紙データを電子化して利活用すれば、
まず紙を保管するスペースの削減につながります。
保管スペースを占領しないため、
オフィスの収納を有効活用できます。

 

・データ化による管理、共有の効率化
データをオンラインで管理すれば、
社内の誰もがデータへアクセスできるようになります。

 

・データの利活用によるビジネスチャンスの拡大
取引先や顧客の情報をデータ化して
データを営業アプローチに活用したり、
顧客への販促活動に利用することができます。

 

代表的な例としては、こういったメリットが挙げられます。

 

書類データの電子化によって
さまざまな面での利活用が実現できます。
活用方法をぜひ、ご検討してみてください。

 

 

 

応募ハガキ入力、集計の活用事例

こんにちは、齋藤です。

 
お客様を対象に懸賞などのキャンペーンを行う企業にとって、
集まった応募ハガキはさまざまな用途に活用することができます。

 

しかし、実際のところは集まった応募ハガキを抽選し、
応募数をカウントすることで作業工数が取られてしまうケースが多く
なかなか活用まで至らない企業も少なくありません。

 

本日は応募ハガキの集計、入力と
活用の事例を簡単にお伝えできたらと思います。

 

まずはじめに、これはご存知と思いますが
応募ハガキには「個人情報の取扱」に関する表記をしてください。
そして、個人情報の取扱に関する同意を得るようにしてください。

 

この同意がないと、応募者の情報を収集・蓄積することや
社内のマーケティング活動に使用することがまずできません。
くれぐれもご注意ください。
具体的な活用の事例について、これまでこういった事例がありました。

 

1.懸賞ハガキの分析
応募者の属性(性別、年齢層、地域、応募内容など)を分析し
キャンペーンの効果検証やマーケティングデータに活用します。
応募ハガキにアンケート項目がある場合は、
そのアンケート結果の集計や分析も行うと
より活用の幅がひろがります。

 

2.顧客管理をデ-タ管理する
回答者情報をデータ化して、顧客管理を行います。
インターネットでの応募であれば
テキストで情報を抽出することができますが、
ハガキやFAXなどの紙で応募を受け付けている場合は
情報をテキスト化するだけでも時間と労力が必要となります。

 

3.応募者にDMやメールマガジンを送る
告知を行うために2.でデータ管理した顧客情報から
DMを発送したり、メールを送って販促を行います。
DMの場合は宛名ラベルを作成して発送する企業も多いです。
このように、ひとつのキャンペーンに対する応募ハガキで
さまざまな活用をすることが可能です。

 

これは一例に過ぎませんので、
さらに幅広く応用している企業も非常に多いです。

 

懸賞キャンペーンの立案から実施、
さらには応募ハガキの管理・応用までを考えると
社内で行うとなったらかなりの作業量になります。

 

そこで、弊社のような代行業者を利用して
作業負担を軽減している企業も数多いです。

 

例えば、集計から顧客データ入力・分析、さらには
DM発送にかかる宛名印刷まで、
すべて代行業者に出す企業もありますし、
一部の作業だけを外部委託する企業もあります。

 

社内でどれぐらいの範囲の作業が対応できるか
フローと工数を照らし合わせて検討すると、
どこを外部委託すれば効率よく運用できるか見えてくるでしょう。

 

 

アンケート回答をビジネスに活かすメソッド

こんにちは、木村です。

 

企業が実施する情報収集やマーケティング調査に
webを使ったオンライン調査を導入する企業も少なくないようです。

 

オンライン調査の実施に関して、比較的手軽に始めることができ
郵送や街頭アンケート等と比べてコストも抑えることが可能ですが、
集計作業や回答の分析について、
効率良く行うことができないのが課題のひとつのようです。

 

調査結果は、ただ数を数えて統計を出すだけでは役立ちません。

 

目的に合わせて集計方法も変えていかなければ、
クオリティの高い情報を得ることができず
十分な活用には至りません。
アンケート回答をビジネスに活かすメソッドとしては、

 

1.実施するアンケートでなにをしたいのか目的を明確にします。

 

2.次に目的を果たすための質問事項を準備します。

 

3.そして、集まった回答をどう分析するか
提出形式やデータの種類をどれぐらい出すか決めます。

 

大枠の流れとしてはこういった流れになります。

 

社内にデータ分析を得意としている人材や、
説得力のある資料作成に定評がある社員がいれば
なお、データを有効活用することができますが、
専門的に時間を割くことが難しいのも現実問題です。

 

そんな時には、集計・分析をセットで行ってくれる
外部委託サービスを利用するのも選択肢のひとつです。

 

デザイン性の高いアンケートや
見やすくわかりやすいグラフで集計してもらえば、
分析も報告書の作成も効率良く進めることができます。

 

調査結果を簡単に集計できる方法は、
ビジネスの現場を加速させるためにも
ぜひ積極的に取り入れていきましょう。

 

 


サービス一覧
たいせつにしますプライバシー

弊社は、個人情報の取扱いの適切さにおいて、財団法人日本情報処理開発協会の認定を得て、プライバシーマークの使用を許諾されております。