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2015年10月 のアーカイブ

年末のご挨拶準備に欠かせない名簿・名刺入力

こんにちは、久保です。

 

10月も最終週、来週からはもう11月に入り
今年も残すところ2ヶ月となります。

 

少し早いですが、お歳暮の時期や
年賀状のシーズンに向けて
名簿や名刺の整理をされている方も
いらっしゃるのではないでしょうか。

 

余裕を持って早めにリストなどを作って
年賀状のプリントに専念したいのが理想だと思います。

 

しかし、現実は日常業務に追われながら
リストの作成、お歳暮に使う熨斗や年賀状の印刷
そして宛名の印刷・・・と
ただでさえ忙しい時期に追い打ちをかけるように
作業を行う方がほとんどでしょう。

 

お歳暮や年賀状の宛名に使用される
名刺データの入力や名簿作成は、
11月から12月にかけて多くご依頼をいただきます。

 

お急ぎのお客様も多いため
弊社では、できる限りスピーディーに
ご希望に合わせた納期を厳守しておりますが

委託先によっては受注を大量に受けているため
納期が延びてしまい、計画通りに
年賀状の作成が進まないということも
ごくまれにあるようです。

 

繁忙期に委託先を選ぶためのチェックポイントは

 

・無理のないスケジュールを提示しているか
- 納期が遅れるなどが無い、
適切なスケジュールかどうか

 

・納品物は活用しやすい形式での提出か
- 宛名印刷の際にアプリケーションソフト等へ
インポートする場合は、データの加工に
手間がかからない形式での提出が可能かどうか

 

・納品物の精度は確かかどうか
- 委託先を選ぶためには重要なポイントです

 

・情報の扱いは信用できるか
- 大切なお客様の情報を管理できる体制かどうか

 

これらの点をチェックして選ぶと良いでしょう。

 

ただ、一番良いのは
あらかじめ余裕を持って発注をすることです。

 

繁忙期にぶつからず、
納品物を確かな納期で受け取ることができ
ご自身でも早めにお歳暮や
年賀状の準備ができることでしょう。

 

慌ただしい時期が来る前に早めの対策を!

 

社内データを営業アプローチや販促に活用する方法

こんにちは、齋藤です。

 

ビジネス活動においては、日々
さまざまなデータが蓄積されていきます。

 

発注書や契約書、アンケート、
名刺、顧客名簿などはもちろん、
営業商談や会議の議事録なども
貴重なデータといえるでしょう。

 

しかしそうした社内データも、活用せずに
埋もれていたのでは意味がありません。

 

それらの情報はデータ入力によって電子化することで
ビジネスの改善や拡大へと役立ちます。

 

例えば営業商談のメモをデータ化し、
名刺データも一緒にデータ入力して紐付けておけば、
進捗に応じて適切な営業アプローチが行えるでしょう。

 

顧客名簿に発注書や注文書のデータを紐付けることで
どの顧客がどんな商品を注文しているかや
リピートしている商品があるかなどが一目瞭然となります。

 

その顧客名簿データをもとにメールマガジンを配信したり
顧客の趣向にあわせて販促計画を打ったりと
効果的なアプローチに活用することもできるでしょう。

 

しかし、データを入力するのはもちろん
各種のデータを紐付ける作業や、管理体制を整えるために
データベースを構築するなどを考えると、
準備をするにあたっては時間と労力が必要となります。

 

時間が確保できない場合や、ノウハウが社内に無い場合は
外部業者へ委託するというのもひとつの方法です。

 

データ入力を委託すれば、その入力作業に
社内の貴重なリソースを割く必要がありません。

 

データ入力された情報は
営業や販促のアプローチだけでなく、
多角的に分析することで
ビジネスのヒントを見出すこともできます。

 

社内データは幅広く活用することができ、
大きなメリットを与えてくれます。

 

アンケート集計には無限の可能性がある

こんにちは。木村です。

 

商品やサービスの感想や意見をいただくツールとして
アンケートをビジネスに活用する例が
非常に増えています。

 

その一方で集めたアンケートの回答を
マルチに活用できていないケースもあります。

 

アンケート回答の集計には時間を要します。
集計に使える時間や工数を想定し
想定内でできる作業はどのぐらいなのか、
どんな種類の集計結果を出すことができるのかを
まずはじめに決めてから
作業にとりかかることがほとんどでしょう。

 

限られた時間では出せるデータにも限界があります。

 

特にアンケート回答量が膨大であればあるほど、
その結果をデータ化するだけでもひと苦労です。

 

そうなると、おおまかな結果を
まず集計するのがほとんどでしょう。
ミクロな分析まではなかなか手が回りません。

 

もっと掘り下げて調査をすれば、
さらにビジネスに効果的なデータが取れます。

 

通常のアンケート集計では気づかない顧客心理や
コアなファンの意見が見れることもあります。

 

企業が実施するアンケートには
ビジネスのチャンスにつながる
無限の可能性が秘められているのです。

 

賢く効率的にアンケート集計を行うために
代行会社を利用するというのも
ひとつの方法となります。

 

アンケート集計を委託することで、
集計にかかる時間と
人的コストを削減できるというメリットがあります。

 

アンケート集計を専門としているプロに任せることで、
自分たちで集計するよりも
実用的で正確なデータを取得することも可能です。
これこそがアンケート集計を外部委託する
最大のメリットともいえるでしょう。

 

データ集計を専門家に委託すれば、
日常業務を普段通りにこなしながら
ビジネスに活かせるデータの集計結果を得られます。

 

外部の委託業者を利用するメリットとは

こんにちは、久保です。

 

増えた情報をデータ化する作業は、
外部に業務委託することもできます。

 

では、外部の入力代行サービスを利用すると
どのようなメリットがあるのでしょうか?

 

大きく4つのポイントにまとめてみました。

 

1. クオリティの高いデータに仕上がる
委託業者は、言うなれば事務作業のプロです。
正確さ、見やすさ、管理のしやすさなど、
あらゆる点から見てクオリティの高いデータが手に入ります。

 

2. 整理された情報を早く手に入れられる
紙媒体からの電子化は、慣れていないと時間がかかります。
委託業者に任せれば、スピーディーに情報を得られるでしょう。

 

3. 社員の時間を作ることができ、業務に広がりが出る
データ化のための作業に費やしていた時間が、
データ化された情報を使って仕事をする時間に変わります。
他の業務の作業効率も上がるでしょう。

 

4. 会社の成長にも対応できる
一度データ化してしまえば
追加が出てきた時の管理も楽になります。
委託業者に作ってもらえば
基盤がしっかりしているので、なお安心です。

 

コストのバランスを考えて上手に外部の委託業者を利用できれば、
会社の大幅な利益アップにつながることも十分にあります。

 

委託業者の利用を検討する価値はあると言えるでしょう。

 

データ化作業の負担軽減がもたらす効果とは

皆さんは、データ化の作業をつらく感じたことはありませんか?

 

ひたすら元データの情報をタイピングするベタ打ち業務や、
コピペ(コピー・アンド・ペースト)だけを
数時間続けて行わなければならないこともあるでしょう。

 

こうした単純作業は特別なスキルを必要としない代わりに、
膨大な時間と労力を消費します。

 

慣れた人でも目や肩、手首などの疲労に悩まされる作業です。
ひどい場合は手が腱鞘炎になってしまったり、
肩こりが慢性化する人もいます。

 

もし自社の社員がデータ化の作業を担っていたら、
その社員の時間を消耗するだけでなく、
作業量が増えれば増えるほどミスが増えたり
疲労が蓄積するなど、他の業務に支障が出ることもあるでしょう。

 

そこで、データ化の作業負担を軽減する有効な方法として、
作業代行サービスの利用が挙げられます。

 

作業代行サービスを利用すれば、
今までデータ化に費やしていた時間を
丸々他の業務に使うことができます。

 

こうして生まれた時間の余裕は
ひとつひとつの仕事のクオリティ向上にもつながるでしょう。

 

データ化するための作業負担を減らすことで、
社内の業務に良いサイクルが生まれます。

 

社員のバイタリティあふれる働きや、
社内環境の改善効果も期待できるでしょう。

 

業務効率化の面だけでなく、オフィス環境の改善など
さまざまな効果が期待できる作業代行サービスの利用を
ぜひご検討されてみてはいかがでしょうか。

 

医療関係アンケート

東京新宿区・K病院

医療関係アンケート:

医療関係の実績が多いため依頼させて頂きました。ありがとうございます。

アンケート入力

東京新宿区・I社様

アンケート入力:

仕様変更や納期についても柔軟に対応して頂き有り難く思っております。

アンケート入力

北海道・H社様

アンケート入力:

業者選定に急いでいる中、問合せ後即見積もりを頂き迅速な対応をして頂きました。

データ入力作業をもっと効率的にする4つの方法

こんにちは、木村です。

 

今回は、データ入力作業を効率化する方法をいくつかご紹介します。

 

1. タイピングスキルを上げる
タイピングスキルは他の事務作業にも役に立つので、
ぜひレベルアップを目指してください。
十分な時間と根気を持って修練しましょう。

 

2. ショートカットキーを使いこなす
慣れてしまえば格段にスピードが上がりますが、
タイプミスも増える傾向にあります。
慣れてきた時こそ、しっかりとチェック体制を整えましょう。

 

3. テンプレートの導入
適したテンプレートが見つかれば作業効率は飛躍的に上がります。
しかし、数多くの種類の中から合うものを探すには、
ある程度の時間や知識が必要です。

 

また、作成する資料の内容や提出する形式によっては
複数のテンプレートを用意する必要があったり、
既存テンプレートのカスタマイズが発生することもあります。

 

ですが、一度形式を決めてしまえば確実に効率が上がるでしょう。
導入時に少々時間がかかりますが、後々の効率化のことを考えて
しっかりと決め込むことが成功の秘訣ともいえます。

 

4. データ入力(作業)の代行サービスを使う
作業に費やしていた時間がすべて浮くため、
効率化という面では最も高い効果が期待できます。

 

作業に対応するのは入力のプロフェッショナルです。
前出の3つのポイントをしっかりおさえていますので、
スピーディーに対応することはもちろん
データ入力のクオリティ自体が高く、
納品されるデータが正確であることも間違いありません。

 

その分費用がかかるので、コストバランスを考えて利用しましょう。

 

データ入力作業の効率が上がれば、時間に余裕ができ
必然的にその他の作業効率も上がります。

 

時間をうまく使って、会社全体の業務効率を上げていきましょう。

 

 

 

アンケート集計報告の成功の秘訣

こんにちは、久保です。

 

アンケートを集計し、報告するまでには
さまざまなステップがあります。

 

1、集計する
単純計算で全体のパーセンテージを出したり、
カテゴリごとに分けたりして、
比較できるようにデータを収集します。

目的に合わせた集計が必要になるので、最終的に
導き出したいことを明確にしておきましょう。

 

2、グラフに変換する
集計したデータを可視化することで、
わかりやすさを追求します。
円・帯グラフ、折れ線・棒グラフなど、
グラフには種類があります。

設問のタイプに合わせて選ぶようにしましょう。

 

3、グラフ加工をする
グラフにしただけでは、詳細を伝えることはできません。
グラフに色を付けたり、値を入れる場所や
文字の大きさ、フォントなどに注意したりすることが必要です。

可視化することができても、伝わらなければ意味がありません。
グラフ加工も大切な手順の一つです。

 

4、結果を分析する
でき上がった結果を分析します。
確認できたことや新たに発見できたことや
改善点など、報告する上で大切なことを洗い出します。

 

最後に分析した結果をまとめて報告をします。
どのプロセスも重要ですが、
はじめのデータを集計するプロセスから
カギを握っているといっても過言ではありません

 

報告するデータに誤りがあったとしたら、
どんな事態が想定されるでしょうか。

 

まずは事実と異なるデータを報告することになります。

 

そして、そのデータをもとに何らかの企画を立てたり、
PDCAサイクルを回すとなった場合には
誤ったデータをもとに計画を進めることになります。

 

根拠の違うデータをもとに計画を進めた場合
たいていは失敗に終わることがほとんどです。

 

そうならないためにも、
はじめのプロセスが非常に重要となってきます

 

誤ったデータを使った、意味のない報告事項にならぬよう
データ集計は正確に、かつスピーディーに進めることが
成功の秘訣といえるでしょう。

 

 

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