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スキャニング

業務効率改善に!契約書の管理を統一する方法

 

こんにちは、久保です。

 

皆様は契約書をどのように管理されていますか?

社内で統一ルールがないために、

属人的な管理になっていませんか?

 

重要な機密情報を含む契約書は、

適切に保管しなければ、さまざまなリスクが発生します。

 

近年ではコンプライアンスの重要性が

ますます高まっていることもあり、

契約書はきちんと管理したいもの。

 

また、必要となる度に契約書を探し回っているようでは、

余計な時間や手間もかかってしまいます。

 

そこで、今回のブログでは

「業務効率アップにつながる契約書の管理方法」について

ご紹介いたします。

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文書管理を成功させるための要点とは?

こんにちは、森田です。

 

年度末が近づき、書類の整理や保管体制の見直しを

お考えの企業様も多いのではないでしょうか。

 

文書を上手に管理するためには、

押さえておくべきポイントがあります。

 

倉庫整理やオフィスでの座席の移動に伴って

文書を整理する際は、古い書類を移動・廃棄して、後々

「あの書類はどこに置いたっけ…」とならないように

注意しましょう。

 

 

 
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スキャニングの前に、押さえておくべきポイントとは?

こんにちは、森田です。

 

「保管場所(スペース)が必要なくなる」

「部署間や拠点間の情報共有がスムーズになる」

「紙資料と違い、劣化の心配がなくなる」

など、数多くのメリットが享受できる点から、

現在、大量の紙資料をスキャニングし、

デジタルデータとして活用する企業が増えてきました。

 

ただし、紙資料などのスキャニングを通じて、

上記のようなメリットの最大化を図りたいのであれば、

「ただスキャンするだけ」では不十分です。

 

何も考えずにスキャニングすると、

「データがうまく活用できない…」

「これなら紙資料の方がよかった…」

などといった事態に陥ることもあるので要注意!

 

最悪の場合、再び手間暇をかけて

スキャニングし直すことにもなりかねません。

 

大量の紙資料を1回のスキャニングで

望み通りのデータに変換するためにも、

事前に下記のポイントを押さえておきましょう。

 

 

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業種別!文書の電子化によるメリットとは?

 

こんにちは、森田です。

 

業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが期待できる

文書の電子化は、今日多くの企業で導入されている方法です。

 

では、紙の書類をデジタル化することによって、

具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

 

今回のブログでは、文書の電子化によるメリットを

金融業界、卸・小売業界、士業と、業種別にご紹介いたします。

 

どの業界でも文書の電子化における本質は同じですので、

同業種の方はもちろん、異業種の方もご参考ください。

 

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自社での文書の電子化が失敗の原因に!?

こんにちは、久保です。

 

紙ベースの文書を電子化は、

業務効率化やコスト削減に効果的だとして

近年注目されている手法のひとつです。

 

そういった恩恵を目的に、これから文書の電子化を

導入しようとご検討の企業様も少なくないでしょう。

 

しかし、文書の電子化を外部に委託することなく、

自社ですべて対応しようとお考えではありませんか?

 

実は、メリットの多い“文書の電子化”ですが、、

自社で行うとさまざまなリスクが存在します。

 

今回は、自社で文書の電子化を行うことで、

どのようなリスクが考えられるのかをご紹介いたします。

 
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書類の電子化は、業務効率化とミス低減に有効!

 

こんにちは、久保です。

 

発注書や見積書、注文書といった定型書類は、

日々膨大に作成・提出されることもあり、電子化せずに

紙のままで管理している企業様は多いのでないでしょうか?

 

確かに定型書類を紙のままで管理するのは、

その場では楽かもしれません。

 

しかし、

「何年か前の発注書をどこに仕舞ったかわからない!」

「必要な書類をすぐに探し出せない…」

「誤った情報が訂正されておらず、送付先が不明!」

など、紙媒体で管理していたことが原因で、

作業効率の低下やケアレスミスを招く恐れがあります。

最悪の場合は、取引先の信用を失うことも…。

 

そんなときに有効なのが、「書類の電子化」です。

 

多種多様にある定型書類を電子化すれば、

上記のようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。

 

今回は、「書類の電子化」による2大メリットをご紹介します。

 
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CO2削減にもつながる、「文書の電子化」。

 

こんにちは、森田です。

 

皆様は社内文書をどのように保管されていますか?

まだ紙のままでしょうか、すでに電子化されていますか?

 

「文書の電子化」のメリットは、

・オフィスが片づいて広く使える

・どこでも手軽にデータを閲覧できる

・資料の持ち運びがラク

というのが、トップ3だと思います。

 

上記以外にも用紙代や印刷代を減らせるなどの

メリットが挙げられますが、実は文書の電子化は、

“CO2排出量の削減”にも一役買っています。

 

今回は、文書の電子化と地球温暖化対策の要である

CO2排出量の削減の関係について、ご紹介いたします。

 
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ワークスタイルの多様化から注目される「文書の電子化」

 

こんにちは、鈴木です。

突然ですが、御社には在宅勤務者がいますか?

 

近年、ライフスタイルやインターネット技術の発展などから、

在宅勤務のような従来とは異なった働き方が増えています。

そのため、企業側もワークスタイルの変化を受け入れるような

柔軟な体制づくりが求められています。

 

そうした中、ワークスタイルの多様化と共に

注目されているのが、「文書の電子化」です。

 

勤務場所が会社内だけとは限らないため、

いつ・どこにいても紙の文書を閲覧できなければ、

効率的に業務を進められない場合もあります。

 

今回のブログでは、多様化するワークスタイルの現状と

文書の電子化の関係について、ご紹介いたします。

 
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保存義務のある文書を電子化する際の注意点

 

こんにちは、鈴木です。

 

毎日の暮らしや事業活動にIT技術が広く浸透している現在、

日本の企業においては、「紙文書中心の業務」から

「電子文書中心の業務」への移行が着実に進んでいます。

 

こうした流れを受け、2005年には「e-文書法」が施行され、

それまで法令等で“紙での保存が義務”だった文書も、

“電子化による保存”が認められるようになりました。

 

とはいえ、これまで法令等の関係で「紙で保存してきた文書」を

スキャニングなどで電子化して保存・運用していくためには、

法令等で定められた「要件」を満たさなければなりません。

 

いわゆる“保存義務のある文書”の電子化に際しては、

まず各府省が定めている要件を把握しておくことが必要です。

ここでは、文書の電子化を検討しているご担当者様に向けて、

保存義務のある文書を電子化する際の注意点をご紹介します。

 
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書類のスキャンによって生まれる、営業上のメリット

こんにちは、久保です。

 

皆様は営業でお客様に商品やサービスを説明する際、

どのような媒体を使用していますか?

 

営業活動で使用するものといえば、

パンフレットやカタログ、資料など、

紙ベースの書類がほとんどだと思います。

 

「何種類ものパンフレットを持ち歩くのはたいへん…」

「カタログが膨大で、パラパラとめくって説明するのが面倒…」

「商談の際に使用したい資料を探し出すのが手間…」

「資料があり過ぎて、本当に必要なものを忘れてしまう…」

など、紙ベースの書類に関して困った経験があるでしょう。

 

そのような営業時の「困った」を解決するのが、

営業用書類のスキャニングです。

 

あらかじめ書類の内容をスキャンしてデータ化していれば、

ここぞというときにも、スムーズかつ正確な情報で

営業や商談に臨むことが可能になります。

 

では、具体的にどのようなメリットが、

書類のスキャンによって生まれるのでしょうか?

 
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