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働き方改革で注目したい文書管理

 

こんにちは、久保です。

 

「一億総活躍社会」を実現するための

取り組みのひとつとして、政府は

ワーク・ライフ・バランスの充実化と生産性の向上を目的とした

「働き方改革」を提唱しています。

 

これにより企業は、

働き手が減少していく中での

人手不足の解消と、労働時間の改善を

求められるようになりました。

そのうえで、収益の管理をしていかなければなりません。

 

労働力不足の対策として挙げられるのは、

(1)働き手を増やす

(2)出生率を上げる

(3)労働生産性を上げる

です。

 

この中で企業として取り組みやすいのは、(3)でしょう。

時間あたりの生産性を上げることができれば、

労働力不足のカバーにもつながります。

 

ただ、理解はしていても、

実際に何から始めたらよいか、悩ましいものです。

 

今回のブログでは、働き方改革を進めるうえで、

生産性の大幅な向上が期待できる

「文書管理」についてご紹介します。

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文書スキャン(OCR)の概要とメリット

 

こんにちは、森田です。

 

企業におけるさまざまな「情報」は、

“必要なときに”“必要とする人が”

簡単にアクセスできることが重要です。

 

今や業務を効率的に行うために

デジタル化は欠かせないものとなっていますが、

会社の重要な情報や古い資料は依然として

紙メディアで保存していることが少なくありません。

 

デジタルデータによる管理が必要だと分かっていても、

デジタル化に伴う処理が煩雑なために

立ち止まっているという企業様も多いでしょう。

 

しかし、先送りすればそれだけ作業量は増え、

担当者の選任や作業の割り当てなど、

デジタル化の計画をより綿密に練らなければなりません。

 

では、どうすれば良いのでしょうか?

 

実はこれらの作業は、

「OCR」を利用して効率よく行うことができます。

 

今回は、OCRの概要とメリットについてご説明します。

 

 

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契約書電子化の効率的な進め方

 

こんにちは、森田です。

 

昨今は、契約書の管理業務においても、

情報の共有化や管理の負担軽減などの面から

文書の電子化を進める企業が増えています。

 

契約書の電子化は、一見すると、

複合機などを使い簡単にできるように思えるかもしれません。

 

しかし、膨大な量の文書のスキャニングは

時間がかかるだけでなく、とても煩雑な作業です。

無計画にはじめてしまうと途方にくれてしまい、

大半が途中で挫折してしまいます。
そうならないために、今回のブログでは

契約書電子化の効率的な進め方」についてご紹介いたします。

 

 

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業務効率改善に!契約書の管理を統一する方法

 

こんにちは、久保です。

 

皆様は契約書をどのように管理されていますか?

社内で統一ルールがないために、

属人的な管理になっていませんか?

 

重要な機密情報を含む契約書は、

適切に保管しなければ、さまざまなリスクが発生します。

 

近年ではコンプライアンスの重要性が

ますます高まっていることもあり、

契約書はきちんと管理したいもの。

 

また、必要となる度に契約書を探し回っているようでは、

余計な時間や手間もかかってしまいます。

 

そこで、今回のブログでは

「業務効率アップにつながる契約書の管理方法」について

ご紹介いたします。

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文書管理を成功させるための要点とは?

こんにちは、森田です。

 

年度末が近づき、書類の整理や保管体制の見直しを

お考えの企業様も多いのではないでしょうか。

 

文書を上手に管理するためには、

押さえておくべきポイントがあります。

 

倉庫整理やオフィスでの座席の移動に伴って

文書を整理する際は、古い書類を移動・廃棄して、後々

「あの書類はどこに置いたっけ…」とならないように

注意しましょう。

 

 

 
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スキャニングの前に、押さえておくべきポイントとは?

こんにちは、森田です。

 

「保管場所(スペース)が必要なくなる」

「部署間や拠点間の情報共有がスムーズになる」

「紙資料と違い、劣化の心配がなくなる」

など、数多くのメリットが享受できる点から、

現在、大量の紙資料をスキャニングし、

デジタルデータとして活用する企業が増えてきました。

 

ただし、紙資料などのスキャニングを通じて、

上記のようなメリットの最大化を図りたいのであれば、

「ただスキャンするだけ」では不十分です。

 

何も考えずにスキャニングすると、

「データがうまく活用できない…」

「これなら紙資料の方がよかった…」

などといった事態に陥ることもあるので要注意!

 

最悪の場合、再び手間暇をかけて

スキャニングし直すことにもなりかねません。

 

大量の紙資料を1回のスキャニングで

望み通りのデータに変換するためにも、

事前に下記のポイントを押さえておきましょう。

 

 

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業種別!文書の電子化によるメリットとは?

 

こんにちは、森田です。

 

業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが期待できる

文書の電子化は、今日多くの企業で導入されている方法です。

 

では、紙の書類をデジタル化することによって、

具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

 

今回のブログでは、文書の電子化によるメリットを

金融業界、卸・小売業界、士業と、業種別にご紹介いたします。

 

どの業界でも文書の電子化における本質は同じですので、

同業種の方はもちろん、異業種の方もご参考ください。

 

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自社での文書の電子化が失敗の原因に!?

こんにちは、久保です。

 

紙ベースの文書を電子化は、

業務効率化やコスト削減に効果的だとして

近年注目されている手法のひとつです。

 

そういった恩恵を目的に、これから文書の電子化を

導入しようとご検討の企業様も少なくないでしょう。

 

しかし、文書の電子化を外部に委託することなく、

自社ですべて対応しようとお考えではありませんか?

 

実は、メリットの多い“文書の電子化”ですが、、

自社で行うとさまざまなリスクが存在します。

 

今回は、自社で文書の電子化を行うことで、

どのようなリスクが考えられるのかをご紹介いたします。

 
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書類の電子化は、業務効率化とミス低減に有効!

 

こんにちは、久保です。

 

発注書や見積書、注文書といった定型書類は、

日々膨大に作成・提出されることもあり、電子化せずに

紙のままで管理している企業様は多いのでないでしょうか?

 

確かに定型書類を紙のままで管理するのは、

その場では楽かもしれません。

 

しかし、

「何年か前の発注書をどこに仕舞ったかわからない!」

「必要な書類をすぐに探し出せない…」

「誤った情報が訂正されておらず、送付先が不明!」

など、紙媒体で管理していたことが原因で、

作業効率の低下やケアレスミスを招く恐れがあります。

最悪の場合は、取引先の信用を失うことも…。

 

そんなときに有効なのが、「書類の電子化」です。

 

多種多様にある定型書類を電子化すれば、

上記のようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。

 

今回は、「書類の電子化」による2大メリットをご紹介します。

 
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CO2削減にもつながる、「文書の電子化」。

 

こんにちは、森田です。

 

皆様は社内文書をどのように保管されていますか?

まだ紙のままでしょうか、すでに電子化されていますか?

 

「文書の電子化」のメリットは、

・オフィスが片づいて広く使える

・どこでも手軽にデータを閲覧できる

・資料の持ち運びがラク

というのが、トップ3だと思います。

 

上記以外にも用紙代や印刷代を減らせるなどの

メリットが挙げられますが、実は文書の電子化は、

“CO2排出量の削減”にも一役買っています。

 

今回は、文書の電子化と地球温暖化対策の要である

CO2排出量の削減の関係について、ご紹介いたします。

 
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